Un gouvernement allégé définit une agence qui réduit la bureaucratie en éliminant les étapes inutiles pour répondre aux demandes du public. Il est basé sur un concept de rationalisation des processus pour permettre aux fonctionnaires de faire plus avec moins et d’amélioration des temps de réponse avec un personnel réduit. Le concept a d’abord émergé dans l’industrie manufacturière avec la production de masse d’automobiles. Les agences gouvernementales ont reconnu les avantages et ont commencé à mettre en œuvre la philosophie dans le secteur public pour fournir un meilleur service.
Les consultants aident généralement à analyser et à utiliser des stratégies de gouvernement allégé. Ils pourraient surveiller les fonctions existantes pour identifier les étapes qui coûtent de l’argent et font perdre du temps, retardant ainsi le service au public. Selon la méthode utilisée par les consultants pour parvenir à un gouvernement lean, l’objectif est d’éliminer le travail non essentiel et le gaspillage.
Un style de création d’un gouvernement allégé utilise un flux continu de tâches pour accélérer le travail. Par exemple, un membre du public qui demande un permis de construire attend généralement que la demande traverse plusieurs départements différents. Lorsque le gouvernement allégé est mis en œuvre, le niveau de demande des clients est surveillé et le personnel ajusté pour répondre à cette demande.
Les départements pourraient être regroupés pour éliminer le temps perdu lorsqu’un permis passe d’un département à l’autre. Les employés qui acceptent les demandes originales peuvent être formés pour effectuer toutes les étapes nécessaires à l’approbation des permis dans un domaine. En théorie, cela réduit les délais et les ressources nécessaires pour faire le travail.
Un autre concept généralement utilisé dans le gouvernement allégé tourne autour du concept du premier entré, premier sorti. La procédure gouvernementale typique comprend des bacs pour les travaux nécessitant une attention particulière. Au fur et à mesure que le travail s’accumule, la première tâche se retrouve au bas de la pile, ce qui retarde le traitement pour les clients qui ont soumis des documents en premier. Lorsque le travail reçu ce jour-là est traité ce jour-là, cela accélère le traitement et élimine l’accumulation de paperasse au fur et à mesure que la semaine de travail avance.
Cette stratégie pourrait également normaliser la charge de travail pour chaque employé. Au lieu de travailleurs plus efficaces en faisant plus, chaque employé serait responsable de son travail chaque jour. Au sein du département, chaque employé est formé pour traiter la demande du client et accomplir la tâche sans délai. Les niveaux de dotation peuvent être ajustés pour répondre à la demande des clients en surveillant le temps disponible par rapport à la charge de travail.
Le gouvernement Lean pourrait utiliser le concept six sigma qui vante l’évolution des pratiques actuelles pour examiner le service du point de vue d’un client. Il utilise essentiellement des formules mathématiques pour calculer le nombre d’erreurs et définir des normes acceptables pour les erreurs. La philosophie six sigma suggère que les défauts sont inacceptables et que la source d’erreurs doit être supprimée.