Un gerente de compras negocia contratos de suministro con proveedores externos y gestiona las actividades cotidianas de las personas empleadas en el departamento de adquisiciones. Como con la mayoría de los roles de supervisión, las responsabilidades de un gerente de compras incluyen la contratación, el entrenamiento y la terminación de los empleados. Las personas empleadas en estos roles también tienen la tarea de administrar los presupuestos departamentales y producir informes financieros.
Las empresas involucradas en diferentes tipos de industrias tienen que adquirir ambas cantidades de bienes duraderos y no duraderos. Algunos de estos elementos, como las materias primas, se utilizan para producir bienes, mientras que otros elementos, como muebles de oficina o unidades de almacenamiento, son una parte necesaria de cualquier lugar de trabajo. Las responsabilidades de un gerente de compras incluyen contactar a los vendedores e intentar comprar suministros al precio más bajo posible. Por lo general, los gerentes tienen la discreción de negociar contratos a corto y largo plazo y, en muchos casos, los precios dependen de la duración de estos acuerdos. En algunos casos, una empresa puede tener un gerente de adquisiciones que maneja las necesidades de compra de toda la empresa, mientras que en otros casos, las grandes empresas emplean a varias personas en estos roles; cada gerente maneja la adquisición de un tipo particular de producto.
Con el transcurso del tiempo, las necesidades de una empresa pueden cambiar y un aumento o disminución en los niveles de producción puede significar que la empresa debe aumentar o reducir sus compras de inventario. Las responsabilidades de un gerente de compras incluyen la revisión periódica de los costos operativos y los niveles de inventario para determinar si la empresa tiene suministros suficientes para satisfacer sus necesidades. Si un departamento tiene un exceso de papel, tinta u otro tipo de suministros básicos de oficina, entonces el gerente puede reducir los costos generales de la compañía al reasignar esos suministros a otro departamento que carece de dichos suministros. Además, si un gerente departamental encuentra una manera de reducir costos al eliminar el desperdicio, entonces el gerente de compras puede transmitir detalles de esas medidas de reducción de costos a otros supervisores departamentales.
Además de administrar adquisiciones y suministros, las responsabilidades de un gerente de compras también incluyen la supervisión de los empleados. Un solo gerente puede supervisar un equipo de agentes de compras, cada uno de los cuales tiene la tarea de negociar acuerdos con proveedores específicos. El gerente debe asegurarse de que estas personas entiendan las políticas de la compañía y tengan las habilidades interpersonales necesarias para negociar agresivamente en nombre de la empresa. Los empleados que ordenan demasiado o muy poco o que se desempeñan mal en sus trabajos pueden necesitar un asesoramiento individual adicional del gerente. Si un trabajador no quiere o no puede mejorar su desempeño laboral, entonces el gerente de compras es responsable de disciplinar, despedir y reemplazar a ese empleado.