Un gerente de recepción es una posición clave en muchas empresas que dependen de la oficina. A cargo del funcionamiento diario de la oficina, esta persona también puede tener autoridad sobre los trabajadores de oficina que no son de la gerencia y servir como representante del departamento. Los buenos gerentes de oficina tienen una amplia variedad de habilidades que ayudan tanto a administrar la oficina como a gestionar los problemas de los empleados de manera eficiente.
Alguien que quiera convertirse en gerente de una oficina principal necesitará habilidades tanto de oficina como de personas. Los requisitos básicos de la oficina, como la informática, la familiaridad con las máquinas de oficina y las habilidades telefónicas son importantes, ya que este empleado a menudo comparte las tareas de todos los trabajadores de oficina. Sin embargo, para que la oficina funcione sin problemas, debe poder administrar a los empleados bajo su autoridad de manera justa y efectiva. Esto puede ser difícil en algunos casos, ya que los gerentes de oficina pueden tener relaciones casuales con compañeros de trabajo o incluso ser promovidos desde las filas de los trabajadores de oficina regulares. Mantener un lugar de trabajo profesional sin dejar de ser amable y justo con los trabajadores de oficina es una habilidad que puede llevar mucho tiempo aprender.
El gerente de una oficina debe de alguna manera ser un visionario de su departamento. Si bien los supervisores o la alta gerencia pueden imponer algunos requisitos, es importante que un gerente pregunte y priorice constantemente cómo podría mejorar la oficina. La actualización de los sistemas de archivos antiguos, la implementación de requisitos de trabajo más eficientes y la escucha atenta de las ideas de los empleados sobre mejoras pueden conducir a un entorno de trabajo más feliz y productivo.
Trabajar con otros departamentos es una parte importante de los trabajos de muchos gerentes de oficina. Algunos departamentos con los que puede trabajar estrechamente la oficina principal incluyen relaciones públicas, ventas y marketing, o departamentos de producción. Dado que la oficina generalmente será el centro de interacción entre el cliente y la compañía, el gerente tiene una perspectiva importante y valiosa para llevar a reuniones con otros departamentos. Puede ser importante convertirse en un guerrero para la oficina principal, no permitir que las necesidades del departamento se hagan a un lado si suenan mundanas. Una oficina principal es la cara de una empresa para el mundo, y es importante que sea eficiente y funcione de manera efectiva.
Es posible que no haya requisitos educativos específicos para este trabajo y, a menudo, las empresas buscan a alguien con experiencia en la industria y un historial comprobado como gerente junior o incluso empleado de oficina de nivel básico. La confianza, el conocimiento de la industria y un plan para mejorar la eficiencia pueden contribuir en gran medida a conseguir este puesto.