Un planificador médico crea un cronograma para una práctica médica o clínica, equilibrando las necesidades de los pacientes con los proveedores de atención para adaptarlos y ajustar el cronograma según sea necesario para acomodar emergencias y otros eventos. Los programadores médicos trabajan en la oficina principal para interactuar con los pacientes en persona y también manejan las comunicaciones telefónicas y por correo electrónico de la oficina. Este trabajo no tiene requisitos especiales, pero generalmente se prefieren las buenas habilidades con las personas y la informática.
Cuando un paciente se contacta con un consultorio médico para una cita, el programador médico recopila información básica para determinar la urgencia del problema y hacer una estimación sobre el tiempo necesario para la cita. El programador también toma nota de cualquier procedimiento y equipo que pueda ser necesario, como un conjunto de rayos X o una recolección de sangre. Con esta información, el programador puede ofrecerle al paciente algunos horarios de cita apropiados y hacer la cita.
Los programadores médicos pueden enviar recordatorios, correos electrónicos o tarjetas para asegurarse de que los pacientes sepan cuándo deben ingresar. Manejan las cancelaciones, reprogramando según corresponda. Si un paciente cancela con poco aviso, el planificador médico también puede tomar nota de que se debe facturar al paciente por la cita, si esto es parte de la política de la práctica. En el caso de que los horarios comiencen a retrasarse debido a citas prolongadas o problemas técnicos, el trabajo del planificador médico es volver a encarrilarlos, cambiar las citas y tomar otros pasos si es necesario.
En algunas prácticas, un planificador médico también extrae documentos y formularios para prepararse para las citas, y también puede distribuir suministros. En otros, esto es responsabilidad de las enfermeras y otros técnicos que preparan la clínica para el día. El programador también es responsable de asegurarse de que haya personal adecuado disponible, y coordina a los miembros del personal para que estén al tanto del horario diario. Si un paciente necesita una extracción de sangre, por ejemplo, el planificador médico se asegura de que los técnicos tengan esto en su horario para que estén listos cuando llegue el paciente.
No se necesita capacitación particular para trabajar como planificador médico, aunque un curso corto en terminología médica y prácticas comerciales puede ser útil. La experiencia previa en recepción y servicio público suele ser útil para los solicitantes, y habilidades como las habilidades bilingües pueden ser útiles en una solicitud. El planificador médico maneja la información confidencial y puede necesitar pasar una verificación de antecedentes o aceptar firmar documentos que indiquen la aceptación y comprensión de las políticas de privacidad de la oficina.