Ein Administrator von Gesundheitsinformationen hat vier Hauptverantwortungsbereiche: Erstellen von Dateneingabeverfahren, Verwalten der Datenintegrität, Systemsicherheit und Datenanalyse. Ein Gesundheitsinformationsadministrator oder Gesundheitsinformationsmanager ist darin geschult, die Krankenakten von Patienten zu führen. Verwalter von Gesundheitsinformationen sind in Krankenhäusern, Gesundheitseinrichtungen und Versicherungsunternehmen beschäftigt. In einer Standard-Gesundheitsinformations- oder Gesundheitsaktenabteilung verfügt der Gesundheitsinformationsadministrator über mehrere Gesundheitsinformationstechniker, die für die Dateneingabe und die Durchführung von Routineanalysen verantwortlich sind.
Die von einem Gesundheitsinformationsadministrator verwalteten Informationen werden verwendet, um Kosten zu analysieren und Entscheidungen über Gesundheitstrends, Personalausstattung und Gerätebeschaffung zu treffen. Die Informationen müssen aufgrund der Vertraulichkeit des Patienten genau, zuverlässig und sicher sein. Es gibt eine breite Palette von Gesundheitsinformationssystemen auf dem Markt. Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Gesundheitsinformationsadministrator eng mit den Mitarbeitern des Systemsupports zusammenarbeitet, um neue Berichte zu erstellen und die Funktionalität zu verbessern, um spezielle Anforderungen zu erfüllen.
Dateneingabeverfahren sind die Regeln und Schritte, die von Gesundheitsinformationstechnikern bei der Eingabe von Informationen in das Gesundheitsinformationssystem befolgt werden. Diese Verfahren werden verwendet, um das Risiko von Dateneingabefehlern zu reduzieren, die konsistente Verwendung spezifischer Codes sicherzustellen, die den tatsächlichen Informationen entsprechen, und bilden die Grundlage für alle zukünftigen Berichte. Die Erstellung und Pflege dieser Regeln bestimmt die Gesamtdatenqualität und hat direkten Einfluss auf die Nutzbarkeit der Informationen.
Die Datenintegrität ist eine wichtige Funktion, die mit einer Kombination aus Geschäftsprozess- und Systemregeln verwaltet wird. Die Geschäftsprozessregeln definieren, welche Informationen wie erfasst werden. Die Quelldokumentation für die Dateneingabe muss von allen Gesundheitsinformationstechnikern einheitlich definiert und verwendet werden. Computersysteme können programmiert werden, um sicherzustellen, dass alle Dateneingaben bestimmten Regeln bezüglich der Anzahl von Zeichen, numerischen Gruppierungen oder Prüfungen auf doppelte Dateneingabe entsprechen. Die Kombination dieser Funktionen bietet ein gewisses Maß an Kontrolle über die Qualität der in das System eingegebenen Daten.
Krankenakten enthalten persönliche Informationen über den Patienten, wie Alter, Geschlecht, genaue durchgeführte Verfahren, bestellte Tests, Name und Fachrichtung des Arztes sowie verschreibungspflichtige Medikamente. Alle diese Informationen sind streng vertraulich. Das Sicherheitsniveau rund um das Gesundheitsinformationssystem ist von entscheidender Bedeutung. Während die physische Sicherheit normalerweise in der Verantwortung des IT-Personals liegt, ist der Administrator dafür verantwortlich, sowohl die Personen zu kontrollieren, die Zugriff haben, als auch genau, welche Funktionen sie ausführen können. Viele Gesundheitsinformationssysteme verfügen über Audit-Trails, um den Namen des Mitarbeiters zu verfolgen, der auf die Patientenakte zugegriffen hat und wann.
Die letzte Verantwortung des Administrators für Gesundheitsinformationen ist die Analyse von Systemberichten. Sie sind dafür verantwortlich, der Geschäftsleitung genaue und umfassende Berichte zu Kosten, Aktivitäten, demografischen Daten der Patienten und anderen erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Dies ist eine entscheidende Funktion für eine effektive Entscheidungsfindung sowohl im Krankenhaus- als auch im Versicherungsbereich.