Ein Eventmanagement-Trainee arbeitet unter der Anleitung eines Eventmanagers, um sicherzustellen, dass alle Aspekte einer geplanten Veranstaltung reibungslos ablaufen. Veranstaltungsmanagement ist ein Begriff, der verwendet wird, um die Planung und Durchführung von Veranstaltungen zu beschreiben, und viele Schulen bieten Abschlüsse in Hotel- und Hotelmanagement an, um Veranstaltungsmanager auszubilden. Der Trainee Eventmanagement koordiniert mit dem Eventmanager Thema, Budget, Essen, Veranstaltungsort, Musik, Pressemitteilungen, Sicherheit und viele andere Logistikaspekte, die bei einer Veranstaltung erforderlich sind.
Das Thema ist normalerweise das erste Thema, das besprochen wird, wenn Eventmanager mit einem Kunden arbeiten. Genau zu verstehen, was der Kunde will, hilft dem Eventmanager und dem Eventmanager-Azubi, zu wissen, wo er anfangen soll. Trainee-Positionen beinhalten oft die Erforschung der Geschichte hinter dem Thema, um historische Genauigkeit zu erreichen. Zum Beispiel sollte eine Kostümparty vom Winde verweht Antebellum-Kleider und möglicherweise sogar Essen und Musik aus der Zeit beinhalten. Der Eventmanager-Azubi recherchiert die normalen Artikel aus diesem Zeitraum und liefert dem Eventmanager die notwendigen Details, um einen Plan zu entwickeln.
Die Budgetierung ist ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Veranstaltungsplanung. Sobald das Thema festgelegt ist, bespricht der Eventmanager mit dem Kunden die Budgetgrenzen, um festzustellen, welcher Ausgabenbetrag verfügbar ist. Der Auszubildende ist dann dafür verantwortlich, Angebote von den verschiedenen Anbietern anzufordern, die Informationen zu konsolidieren und dem Veranstaltungsleiter einen Bericht zur Überprüfung vorzulegen. Je nach Abschlussbericht können Verhandlungen erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse des Kunden erfüllt werden. Der Trainee kann an Verhandlungen zwischen dem Eventmanager und den Anbietern oder dem Kunden teilnehmen, um zu lernen, wie die Kunst des Verhandelns durchgeführt wird.
Ein Auszubildender im Veranstaltungsmanagement wird manchmal aufgrund der Anzahl der zugewiesenen Last-Minute-Aufgaben als „Gopher“ angesehen. Wenn der Tag der Veranstaltung näher rückt, fallen viele kleine Aktivitäten wie das Anrufen zur Bestätigung von Lieferungen oder das Überprüfen der RSVP-Liste auf den Auszubildenden zu. Tägliche Feedback-Sitzungen sind üblich, bei denen der Veranstaltungsmanager und der Auszubildende eine Checkliste durchgehen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte rechtzeitig behandelt werden.
Am Tag der eigentlichen Veranstaltung hat der Trainee Eventmanagement in der Regel die Aufgabe, sich hinter den Kulissen mit den verschiedenen Anbietern abzustimmen. Alltägliche Dinge wie die Planung der Park- und Entladezonen für die Verkäufer sowie die Bestätigung der korrekten Lieferung der bestellten Artikel fallen dem Auszubildenden zu. Wenn die Veranstaltung begonnen hat, kann der Veranstaltungsleiter an den Feierlichkeiten teilnehmen und der Auszubildende überwacht die Verkäufer kontinuierlich, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Nach Abschluss der Veranstaltung werden der Manager und der Eventmanagement-Trainee mit den Anbietern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass der Veranstaltungsort in einwandfreiem Zustand bleibt und alle Materialien entfernt werden. In den Tagen nach der Veranstaltung wird der/die Praktikant/in daran arbeiten, geliehene oder geliehene Gegenstände zurückzugeben und eine Abrechnung über die endgültigen Ausgaben zu erstellen. Der Manager und der Trainee besprechen alle daraus resultierenden Probleme und legen fest, wie sie in Zukunft umgehen sollen. Sobald die letzten Ausgaben bezahlt sind, erstellt der Trainee den Veranstaltungsbericht und geht zur nächsten Veranstaltung über.