Es ist die Aufgabe eines Dokumentenindexers, Dokumente zu sortieren und zu klassifizieren, damit sie für eine spätere Anzeige leicht abgerufen werden können. Diese Personen können in einer Vielzahl von Umgebungen arbeiten, einschließlich Regierungsbehörden, Krankenhäusern und Universitäten. Um diese Arbeit gut zu erledigen, bedarf es in der Regel einer Person, die sehr gut organisiert und in der Lage ist, selbstständig zu arbeiten. Im Allgemeinen umfassen die Aufgaben eines Dokumentenindexers das Sortieren neuer Dokumente, das Abrufen vorhandener Dokumente, das Entfernen nicht benötigter Dokumente, das Beantworten von Anfragen und das Ausführen verschiedener Büroaufgaben.
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Dokumentenindexers besteht darin, neue Dokumente zu sortieren und an den richtigen Stellen zu platzieren. Wenn er beispielsweise an einer Universität arbeitet, könnte ein Dokumentenindexer die Datensätze von Studenten klassifizieren und alphabetisch sortieren. Wenn er in einem Gerichtsgebäude arbeitet, kann er Strafregister aussortieren. Diese Praxis erfordert, dass eine Person die Arbeitsplatzrichtlinien befolgt und die Genauigkeit aufrechterhält. Ein Dokument, das in einem falschen Bereich platziert wurde, kann zukünftige Probleme verursachen.
Auch das Abrufen vorhandener Dokumente spielt in dieser Position eine große Rolle. Wann immer eine Person ein Dokument anzeigen muss, liegt es in der Verantwortung eines Dokumentindexers, es schnell zu beschaffen. Im Fall einer Universität muss er möglicherweise die Akten eines Studenten abrufen, um festzustellen, welche Lehrveranstaltungen im folgenden Semester belegt werden müssen. Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass ein Dokumentenindexer organisiert ist und alle Dokumente richtig klassifiziert.
Um Unordnung zu vermeiden und die Ordnung aufrechtzuerhalten, ist das Entfernen nicht benötigter Dokumente eine weitere Arbeitsaufgabe. Dies beinhaltet in der Regel das Löschen abgelaufener Dokumente, die nicht mehr relevant sind. Ein Beispiel wäre das Entfernen von Studentenakten, nachdem der Student seinen Abschluss gemacht hat. In einigen Fällen werden diese Dateien in eine separate Bin übertragen. In anderen vernichtet ein Dokumentenindexer sie gemäß dem Firmenprotokoll.
Darüber hinaus wird er häufig aufgefordert, Anfragen zu bestimmten Dokumenten zu beantworten. Dabei kann es sich um Fragen aus der Öffentlichkeit, Mitarbeitern oder Vorgesetzten handeln. In diesem Fall muss ein Dokumentindexer das richtige Dokument finden und Antworten bereitstellen. Dieser Aspekt des Jobs erfordert, dass eine Person über einige zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügt.
Darüber hinaus übernimmt ein Dokumentenindexer verschiedene Büroaufgaben. Er muss beispielsweise Anrufe entgegennehmen, Faxe versenden oder Post an die entsprechenden Personen bringen. Wenn der Arbeitsplatz geschäftiger als gewöhnlich ist, muss er möglicherweise das Sekretariat oder andere Abteilungen unterstützen. Folglich muss er vielseitig sein und bei Bedarf improvisieren können.