Ein Event-Verkaufskoordinator wird normalerweise eingestellt, um den Ticketverkauf für eine besondere Veranstaltung zu organisieren oder den Verkaufsprozess für Unternehmen zu verwalten, die regelmäßig Veranstaltungen durchführen. In beiden Fällen ist der Event Sales Coordinator ein wesentlicher Bestandteil des wirtschaftlichen Erfolgs der Veranstaltung und muss in der Regel bestimmte Verkaufsziele erfüllen. Auch Verwaltung und Kundenservice sind große Teile des Jobs.
Sonderveranstaltungen haben eine finanzielle Struktur, die auf Ticketverkäufen basiert. Tickets müssen nicht nur verkauft werden, sie müssen in der Regel vor der Veranstaltung verkauft werden. Veranstaltungen sind in der Regel auf den Vorverkauf von Tickets angewiesen, um den Cashflow zu gewährleisten, sodass die Veranstaltungsorganisatoren im Voraus für Ressourcen bezahlen können, um die Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Die Person, die den Ticketverkauf koordiniert, gilt als einer der wichtigsten Mitarbeiter des Organisationsteams.
Bei einmaligen Sonderveranstaltungen ist in der Regel der Veranstaltungsverkaufskoordinator für die Erstellung eines Ticketverkaufsplans verantwortlich. Dieser Plan beschreibt, wie der Prozess der Verkaufswerbung abläuft, wie man beteiligte Parteien einbezieht und neue Märkte erschließt und den voraussichtlichen Zeitpunkt der Mittelzuflüsse. Der Koordinator muss auch den administrativen Prozess rund um das Sammeln von Geldern, die Erfassung von Verkäufen und die Vorlage des Kaufbelegs überwachen.
Die Administration des Verkaufsprozesses kann die Einrichtung verschiedener Zahlungsarten, die Sicherstellung der Zahlung über das Internet und die Abwicklung der Zahlung in einem elektronischen Gästemanagementsystem umfassen. Veranstaltungen haben normalerweise Teilnahmestufen, die unterschiedliche Beträge kosten. Bei einer Veranstaltung ist es nach der Förderung des Ticketverkaufs eines der wichtigsten Dinge, sicherzustellen, dass die Personen, die bezahlt haben, am Tag der Veranstaltung mit der entsprechenden Beteiligungsstufe ordnungsgemäß identifiziert werden können. All dies fällt normalerweise unter die Stellenbeschreibung des Event-Verkaufskoordinators.
Vertriebskoordinatoren müssen auch einen tadellosen Kundenservice bieten und das Back-End der Veranstaltung verwalten. Er muss sicherstellen, dass die Teilnehmer bereit sind, sich im folgenden Jahr erneut für die Veranstaltung anzumelden, wenn sie jährlich fortgesetzt wird. Der Event-Verkaufskoordinator gleicht Papierkram ab, berichtet über die endgültigen Verkaufszahlen und bereitet ggf. die Verkaufsbemühungen im nächsten Jahr vor.
Eine andere Art von Veranstaltungsszenario, in dem ein Verkaufskoordinator beschäftigt ist, ist die Catering-Abteilung eines Restaurants oder einer Halle. Diese Art von Einrichtungen bedienen Gruppen, die einen Service für besondere Anlässe reservieren. In diesem Szenario ist der Event-Verkaufskoordinator immer mit einer neuen Gruppe und nicht mit einem einmaligen Sonderereignis beschäftigt. Er ist für die Buchung von Gruppen und die Verwaltung des Verkaufs von Speisen und Getränken bei deren Ankunft verantwortlich. Der Koordinator sorgt dafür, dass die verzehrten Speisen dem Kunden ordnungsgemäß in Rechnung gestellt werden und gleicht die Veranstaltung mit dem Kasseneingang am Ende des Tages ab.