Ein Personalsachbearbeiter arbeitet in einer Personalabteilung (HR) und verantwortet Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Einstellung, Ausbildung und Beendigung von Mitarbeitern. Behörden und Unternehmen jeder Größe beschäftigen Personaladministratoren, obwohl Organisationen in einigen Fällen ohne Personalmitarbeiter arbeiten. In diesen Fällen kümmern sich Abteilungsleiter in der Regel um Personalangelegenheiten. Große Unternehmen beschäftigen oft ein Team von Personalsachbearbeitern und verteilen HR-Aufgaben unter diesen Mitarbeitern. Die Administratoren berichten normalerweise an einen Personal- oder Personalleiter oder Direktor.
Bei frei werdenden Stellen muss der Personalsachbearbeiter eine Stellenanforderung anlegen. Dieses Dokument beschreibt die grundlegenden beruflichen Pflichten und enthält in der Regel eine Liste der akademischen und beruflichen Qualifikationen, die ein Bewerber haben muss, um für die Stelle in Betracht gezogen zu werden. Administratoren arbeiten normalerweise eng mit Abteilungsleitern zusammen, um die Gehaltsspanne für jede freie Position festzulegen. Offene Stellen werden oft intern ausgeschrieben, wobei der Personalsachbearbeiter unternehmensweite Memoranden oder E-Mails verschickt, um potenzielle Kandidaten auf die Stellenausschreibung aufmerksam zu machen. Kann ein Unternehmen eine Stelle nicht intern besetzen, schreibt der Sachbearbeiter die Stelle extern in Zeitungen, bei Arbeitsämtern oder online aus.
Der Personalsachbearbeiter prüft Bewerbungen und vereinbart Vorstellungsgespräche. Wenn der einstellende Manager die Stelle einem bestimmten Kandidaten anbieten möchte, muss der Administrator die Bedingungen mit dem Bewerber aushandeln und die erforderlichen Hintergrund- oder Referenzprüfungen durchführen. Der Administrator führt eine neue Mitarbeiterorientierung durch, bei der den neuen Mitarbeitern die Unternehmenskultur, die Vorteile und die grundlegenden Jobfunktionen erklärt werden. In einigen Fällen übernimmt der Personalsachbearbeiter auch die Verantwortung für die Schulung neuer Mitarbeiter oder die Planung von Schulungen.
Streitigkeiten zwischen Mitarbeitern und Disziplinarangelegenheiten werden in der Regel von Mitarbeitern der Personalabteilung bearbeitet. Personaladministratoren müssen sicherstellen, dass Abteilungsleiter keine Gesetze verletzen, indem sie Arbeitnehmer diskriminieren oder unethisch handeln. Personaladministratoren können leistungsschwache Mitarbeiter degradieren, umschulen oder entlassen. Wenn Mitarbeiter gekündigt werden, obliegt es typischerweise dem Personalverwalter, die Leistungen des Mitarbeiters zu stornieren und den letzten Gehaltsscheck des entlassenen Mitarbeiters auszuzahlen. In einigen Fällen erheben gekündigte Mitarbeiter Anklage gegen das Unternehmen, in diesem Fall muss der Personalverwalter möglicherweise vor Gericht erscheinen, um das Verhalten des Unternehmens zu erklären.
Bei einigen Firmen handelt es sich bei den Verwaltungsjobs um Einstiegspositionen, auf die sich Abiturienten bewerben können. Große Unternehmen verlangen oft von Personalern einen Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder Personalverwaltung. Erfahrene HR-Mitarbeiter können in Führungspositionen wechseln. Im Allgemeinen haben HR-Manager nur minimalen direkten Kontakt zu anderen Mitarbeitern des Unternehmens als den von ihnen verwalteten HR-Personaladministratoren.