Ein Lohn- und Gehaltskoordinator verwaltet das System für die Entlohnung der Mitarbeiter und die Zahlung der Lohnsteuer. Dies umfasst die Bearbeitungszeit für normales Gehalt, kann aber auch die Verwaltung von Erstattungen, die Berechnung der geschuldeten Leistungen und die Bearbeitung von Boni und anderen einmaligen Schecks umfassen. Der tatsächliche Umfang der Tätigkeit eines Koordinators hängt von der Organisationsstruktur des Unternehmens ab. Große Unternehmen mit diversifizierten Buchhaltungsabteilungen beauftragen in der Regel einen Lohn- und Gehaltskoordinator mit strikten Abwicklungsaufgaben. Kleine Unternehmen ohne dedizierte Buchhaltungs- oder Personalmitarbeiter erwarten wahrscheinlich, dass ein Koordinator alles tut, was erforderlich ist, um die Mitarbeiter zu bezahlen und den Überblick über die Leistungen zu behalten.
Einer der kompliziertesten Teile des Geschäftsbetriebs ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die Aufgabe wird aus mehreren Richtungen stark reguliert. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitnehmer nach einem festgelegten Zeitplan und in einer vereinbarten Höhe zu bezahlen und geleistete Überstunden angemessen zu vergüten. Unternehmen sind auch gesetzlich verpflichtet, angemessene Lohnsteuern an lokale und regionale Regierungen zu zahlen. Darüber hinaus verlangen die Steuerbehörden, dass Unternehmen Nachweise über die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter aufbewahren, falls die Betriebsausgaben von der Regierung geprüft werden.
Diese potenziellen rechtlichen Verpflichtungen machen die Gehaltsabrechnung zu einer kritischen Geschäftsfunktion. Ein Gehaltskoordinator ist ein Spezialist, der speziell eingestellt wird, um den Prozess der Bezahlung von Mitarbeitern nach einem festgelegten Zeitplan zu verwalten. Dazu gehören das Sammeln, Überprüfen und Archivieren von Arbeitszeitnachweisen, die Überprüfung der Richtigkeit des Zeiterfassungsprozesses und die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Genehmigungen für die Zahlung des regulären Entgelts und etwaiger Überstunden. Letztlich ist der Koordinator dafür verantwortlich, die Zahlung zu verpacken und an die Mitarbeiter zu liefern. Schecks zu kürzen und elektronische Einzahlungen auf Bankkonten der Mitarbeiter zu veranlassen, sind die typischen Wege, wie die Gehaltsabrechnung abgeschlossen wird.
Während ein Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern klein ist, kann ein Lohnabrechnungskoordinator den Lohnabrechnungsprozess oft von Hand verwalten. Zeitberechnungen werden in einer Finanztabelle geführt, Prüfungen werden intern durchgeführt und Steuerzahlungen erfolgen über ein direktes Geschäftskonto beim Finanzamt. Sobald ein Unternehmen jedoch eine bestimmte Kapazität erreicht, wird es unmöglich, die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf diese Weise zu verwalten. Ein Gehaltsabrechnungskoordinator auf der nächsten Ebene ist dafür verantwortlich, eine Art Gehaltsabrechnungssoftware zu betreiben oder mit einem Gehaltsabrechnungsunternehmen zusammenzuarbeiten. Die Aufgaben sind im Grunde die gleichen, außer dass das gesamte System computergesteuert ist.
Mit steigender Zahl der Mitarbeiter wächst auch der Bedarf an Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Abhängig von der Betriebsstruktur des Unternehmens kann von einem Lohn- und Gehaltskoordinator erwartet werden, dass er die den Mitarbeitern geschuldeten Leistungen, wie zum Beispiel kumulierte Beiträge zu einer Altersvorsorge, bilanziert. Er kann damit beauftragt werden, die Kostenerstattung zu verfolgen und auszuführen und Fragen von Mitarbeitern zu ihrem Gehaltssatz und anderen Themen zu bearbeiten. Ein Koordinator arbeitet mit dem Personal der Buchhaltung und der Personalabteilung zusammen, um diese Nebenaufgaben zu erfüllen, oder tritt, je nach den Umständen, manchmal an die Stelle dedizierter Mitarbeiter in diesen Abteilungen.