Im Allgemeinen ist die Mindestvorbereitung, um eine virtuelle Büroassistentin zu werden, ein Abitur mit anschließender Büroausbildung. Es gibt Community College- und Berufsschulprogramme sowie Online-Ausbildungsmöglichkeiten für jemanden, der virtuelle Büroassistentin werden möchte, und viele Menschen mit traditionellen Wirtschafts- oder Managementabschlüssen können virtuelle Büroassistenten werden. Um sich zu spezialisieren oder in eine juristische oder medizinische Position aufzusteigen, kann man eine Zusatzausbildung und in vielen Fällen eine Zertifizierung absolvieren. Wenn man selbstständig ist, können einige zusätzliche Anforderungen die Investition in Büroausstattung beinhalten.
Ein virtueller Büroassistent hat im Wesentlichen die gleiche Berufsbezeichnung wie ein klassischer Büroassistent, außer dass er normalerweise als Freiberufler im Home-Office arbeitet. In vielen Fällen hat ein virtuelles Büro mehrere Vorteile gegenüber einer traditionellen Büroumgebung. Beispielsweise ist Telearbeit für Mitarbeiter oft bequemer und kann für beide Seiten kostengünstiger sein.
Zu den typischen Aufgaben eines Büroassistenten gehören administrative Aufgaben wie die Durchführung grundlegender Dateneingaben und die Pflege von Dateien und Aufzeichnungen. Andere übliche Aktivitäten sind das Versenden, E-Mailen und Faxen von Dokumenten sowie das Schreiben von Geschäftsbriefen und Berichten. Büroassistenten sind oft auch für die Nachverfolgung von Budgetinformationen sowie für die Termin- und Reiseplanung für ihre Vorgesetzten verantwortlich. Ein virtueller Assistent kann sich auch auf eine bestimmte Nische konzentrieren – er oder sie könnte beispielsweise im Verlagswesen als virtueller Autorenassistent arbeiten; andere werden speziell für juristische oder medizinische Transkriptionen eingestellt.
Zum virtuellen Büroassistenten kann man sich ausbilden, indem man den klassischen Weg des Erlernens von Sekretariatskenntnissen in der High School und anschließend ein ein- bis zweijähriges Studium der Büroverwaltung an einer Berufsfachschule oder Volkshochschule absolviert. Zunehmend bieten auch Community Colleges Programme speziell für virtuelle Büroassistenten an. Einige Beispiele für Kurse umfassen Computertechnologie und Website-Design sowie traditionelle Fähigkeiten wie Transkription und Buchhaltung.
Wer eine virtuelle Büroassistentin werden möchte, kann statt einer örtlichen Schule sein gesamtes Studium online absolvieren. Mehrere Organisationen bieten Coaching- und Trainingsprogramme zu unterschiedlichen Kosten an. Obwohl eine Zertifizierung nicht erforderlich ist, um ein virtueller Büroassistent zu werden, kann man sich über die International Virtual Assistants Association (IVAA) zertifizieren lassen. Es bietet die Bezeichnungen Certified Virtual Assistant, Ethics Checked Virtual Assistant und Real Estate Virtual Assistant. Es gibt auch mehrere Zertifizierungsprogramme für Rechtssekretäre.
Zu den grundlegenden Fähigkeiten, die in der Regel erforderlich sind, um ein virtueller Büroassistent zu werden, gehören eine gute mündliche und schriftliche Kommunikation sowie Kenntnisse der Geschäftsetikette. Für viele Bürojobs sind oft effiziente Schreibfähigkeiten erforderlich, aber auch Detailgenauigkeit und Multitasking-Fähigkeit werden als wichtig erachtet. Darüber hinaus benötigt ein Freelancer in der Regel bestimmtes Equipment, um ein Homeoffice einzurichten. Zumindest verwendet er oder sie normalerweise einen Computer, einen Drucker, ein Telefon und ein Faxgerät.