Unter eine breitere Kategorisierung von Einkaufsagenten fallend, überwacht und verwaltet ein Untervertragsadministrator die Verträge einer Organisation und die damit verbundenen Unterverträge. Bei kleinen Organisationen kann dies alle Verträge umfassen, während dies bei größeren Organisationen ein Portfolio von zugewiesenen Verträgen umfassen kann. Zu den Hauptaufgaben gehören die laufende Überprüfung des Vertragsfortschritts sowie die Verwaltung sowohl der finanziellen als auch der technischen Aspekte der Verträge. Zu den weiteren Aufgaben gehören Verhandlungen sowohl mit Subunternehmern als auch mit Endkunden zur Vertragsabwicklung sowie die Vorbereitung von Aufträgen zur Änderung von Erstverträgen oder die Ausarbeitung von Ergänzungen. Der Unterauftragsverwalter verfolgt mit fundierten Kenntnissen der Beschaffungs- und Rechtsverfahren, Richtlinien und Vorschriften das Ziel, die Qualität aufrechtzuerhalten und die Rentabilität solcher Verträge zu verbessern.
Die regelmäßig durchgeführten Aufgaben werden sich auf die Erstellung und Durchführung von Vertragsprüfungen auf einer einheitlichen Grundlage konzentrieren, um den Fortschritt der Verträge zu messen. Während dieses Prozesses wird ein Unterauftragsverwalter häufig Konflikte lösen, Streitigkeiten vermitteln, Lösungen für Probleme finden und Entscheidungen über den Vertragsfortschritt oder dessen Nichterfüllung treffen. Im Mittelpunkt des Überprüfungsprozesses steht die Sicherstellung, dass die Subunternehmer die ursprünglichen Bedingungen und Spezifikationen des Vertrags, wie sie mit dem Endkunden ausgehandelt wurden, effektiv erfüllen. Nach Abschluss der Überprüfungen erstellt der Unterauftragsverwalter schriftliche Berichte über den Gesamtfortschritt der Vertragserfüllung und informiert die Geschäftsleitung über diese Überprüfungen und alle damit verbundenen Maßnahmen.
Neben der Erfüllung der oben genannten Pflichten verhandelt der Subvertragsverwalter auch die Endabrechnung des Vertrags sowie die damit verbundene Preisgestaltung für alle Ressourcen und Lieferungen, die zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Darüber hinaus verhandelt er oder sie auch die ursprünglichen Vertragsbedingungen und legt Arbeitsrichtlinien und -verfahren fest. Ein Teil dieses Prozesses wird die Prüfung, Analyse und Bewertung von Vorschlägen von Unterauftragnehmern umfassen. Er kümmert sich um die Pflege von Verträgen und Unterverträgen und überwacht auch die Erstellung und Verbreitung von Informationen, um ein gegenseitiges Verständnis aller Vertragsbedingungen zu gewährleisten.
Um diese Aufgaben effektiv zu erfüllen, müssen häufig zugehörige Marktdaten und Finanzdaten analysiert sowie andere Informationsquellen untersucht werden, um die bestmöglichen Preise, Vertragsbedingungen und Serviceniveaus sicherzustellen. Unterauftragsadministratoren erstellen und pflegen auch Datenbanken, um wichtige Daten im Zusammenhang mit der Vertragserfüllung zu verfolgen. Die Verfolgung solcher Daten kann Lieferpreise, Produktleistung, Leistung von Subunternehmern, verfügbare Bestände und alle mit der Vertragserfüllung verbundenen Ausgaben umfassen. Angesichts der hohen Verantwortung und Liebe zum Detail erfordert die Stelle in der Regel Bewerber mit einem Bachelor-Abschluss und mehrjähriger einschlägiger Erfahrung sowie eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung vor einer selbstständigen Tätigkeit.