Eine Sekretärin ist eine Assistentin, die Fachleuten hilft, Aufgaben wie das Beantworten von Telefonen, das Durchführen von Korrespondenzen, das Ablegen von Papierkram und die Durchführung von Dateneingabeaufgaben auszuführen. In den meisten Fällen sind Sekretärinnen ausgezeichnete Kommunikatoren, die in der Lage sind, klare, prägnante Memos zu verfassen und mit Besuchern eines Büros zu kommunizieren. Viele Fachleute in einer Vielzahl von Bereichen sind auf ihre Sekretärinnen angewiesen, um ihre Büros in Ordnung zu halten, Termine zu vereinbaren, Informationen zu sammeln und in vielen Fällen sicherzustellen, dass alle wichtigen Dokumente mit vollständigen und genauen Informationen an Kollegen, Kunden und Aufsichtsbehörden übermittelt werden . Einer der wichtigsten Tipps für die Einstellung einer Sekretärin ist, dass eine Stellenausschreibung eine vollständige und detaillierte Auflistung der Qualifikationen und Anforderungen enthält. Einige weitere wichtige Tipps für die Einstellung einer Sekretärin sind, verschiedene Quellen zu nutzen, um Bewerber zu finden, Interviewfragen im Voraus zu schreiben und zu erkennen, dass es besser ist, eine kluge Entscheidung zu treffen, als eine schnelle Entscheidung zu treffen.
Manche Fachleute haben das Glück, Sekretärinnen zu finden, die ihnen von Kollegen empfohlen wurden. In diesen Fällen ist es unter Umständen nicht einmal notwendig, eine Stellenanzeige auszufüllen. In den meisten Fällen erfordert die Einstellung einer Sekretärin jedoch das Ausfüllen einer Stellenanzeige. Dies ist ein Dokument, das potentiellen Bewerbern mitteilt, dass eine Fachkraft eine Assistenz sucht, und in dem auch die Qualifikationen aufgeführt sein sollten, die Bewerber vor der Einreichung des Lebenslaufs erworben haben sollten.
Ein Fachmann, der eine Sekretärin für ein normales Geschäftsbüro anstellt, könnte nur auflisten, dass ein idealer Assistent jahrelange Erfahrung in der Kommunikation mit Geschäftsleuten, der Durchführung von Dateneingaben und der Verwendung von Terminplanungs- und Abrechnungssoftware hat. In spezialisierteren Bereichen, wie beispielsweise in den Bereichen Recht und Medizin, kann die Einstellung einer Sekretärin jedoch erfordern, dass Fachleute mit verschiedenen Arten von Zertifizierungen vertraut sind. Die meisten Ärzte stellen beispielsweise Sekretärinnen ein, die in Bereichen, in denen Versicherungen eine Rolle spielen, über eine Ausbildung und Zertifizierung in der Führung von Krankenakten oder der medizinischen Abrechnung und Codierung verfügen.
Es ist auch wichtig, Stellenausschreibungen an verschiedene Quellen zu senden. Wenn Sie eine Sekretärin einstellen, ist es eine gute Idee, Anzeigen bei lokalen Zeitungen, Websites und anderen Ressourcen zu schalten, die von Personen verwendet werden, die möglicherweise nach Arbeit in einem relevanten Bereich suchen. Ein Anwalt könnte zum Beispiel Stellenanzeigen an örtliche Ausbildungszentren für Rechtsassistenten senden, während ein Arzt Mitteilungen an örtliche Gesundheitsverwaltungsprogramme senden könnte.