Die Geschäftstranskription ist ein Dokument, das dauerhaft festhält, was bei einem Geschäftstreffen irgendeiner Art passiert ist. Viele Unternehmen benötigen diese Art der Transkription für eine Vielzahl von Meetings, einschließlich Investor-Relations- oder Ergebnis-Meetings oder als Aufzeichnung der Ereignisse in einer Vorstands- oder Vorstandssitzung. Was eine geschäftliche Transkription von anderen Formen dauerhafter Aufzeichnungen unterscheidet, ist, dass die Details normalerweise in Form einer wörtlichen Rezitation des in der Sitzung Gesagten vorliegen, anstatt ein Protokoll zu führen, das die Ereignisse verdichtet und im Wesentlichen zusammenfasst.
Der Einsatz von Geschäftstranskription findet sich bei Meetings, die in einer Vielzahl von Umgebungen abgehalten werden. Dazu gehören persönliche Meetings an physischen Standorten ebenso wie Meetings, die über eine Telefonkonferenz oder sogar eine webbasierte Konferenz abgehalten werden. In den vergangenen Jahrzehnten erstellten Transkriptionisten, die im Umgang mit Kurzschrift geschult waren, oft eine schriftliche Kopie der Ereignisse, die während des Meetings stattfanden, und verwendeten dann die Kurzschriftnotizen, um später eine vollständige Transkription vorzubereiten. In jüngerer Zeit erfordert der Ansatz, eine Audioaufzeichnung des Ereignisses zu erstellen und diese Aufzeichnung dann zu verwenden, um die getippte Geschäftstranskription vorzubereiten.
Neben der Verwendung von Geschäftstranskriptionen für hochkarätige Meetings können sie auch bei der Erstellung detaillierter dauerhafter Aufzeichnungen für andere Veranstaltungen hilfreich sein. Ein nationaler oder regionaler Vertriebsleiter kann beispielsweise ein Transkript für wöchentliche oder monatliche Konferenzen bestellen, die mit anderen Vertriebsmitarbeitern innerhalb der Organisation durchgeführt werden. Ebenso kann die Vorbereitung eines Geschäftsvorfalls für Sitzungen der Mitglieder eines Projektausschusses dazu beitragen, dauerhaft festzuhalten, was in der Sitzung in welchem Zusammenhang besprochen wurde.
Während viele Unternehmen den Geschäftstranskriptionsprozess intern verwalten, ist es auch möglich, unabhängige Transkriptionsdienste in Anspruch zu nehmen, um den Prozess zu verwalten. Viele Telekommunikationsunternehmen, die audio- und webbasierte Konferenzprodukte anbieten, bieten ebenfalls diese Art von Dienst an. Aus der Audioaufzeichnung des Meetings wird ein schriftliches Dokument erstellt, das dann an einen wichtigen Ansprechpartner innerhalb der Organisation des Kunden weitergeleitet wird. Die meisten Anbieter werden die Transkription auf verschiedene Weise einreichen, je nach den Bedürfnissen des Kunden. Die Übermittlung kann in Form eines an eine E-Mail angehängten elektronischen Dokuments, eines Dokuments, das auf einer sicheren Site zum Abruf durch Personen mit der richtigen Autorisierung bereitgestellt wird, oder sogar die Vorbereitung und Weiterleitung einer CD-R mit der elektronischen Datei erfolgen.
Die Bedeutung der geschäftlichen Transkription kann nicht genug betont werden. Da das Transkript vollständige Details darüber enthält, wer was in einem Meeting gesagt hat, können diese Details oft sehr hilfreich sein, um den Kontext für gemachte Aussagen zu schaffen. Dies kann besonders wichtig sein, wenn die Niederschrift verwendet wird, um Angelegenheiten zu regeln, die den Geschäftsbetrieb betreffen, einschließlich rechtlicher Fragen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt nach der Sitzung auftreten können.