Ohne ein gutes Bestellverfolgungssystem wäre es schwierig, die Kontrolle über den Bestand sowie die Produktkosten zu behalten. Bestellungen können per Post, Fax, E-Mail oder einfach beim Lieferanten angerufen werden. Es gibt elektronische Bestellungen, meist zwischen Unternehmen, sowie das Einwegformular, wie es im Einzelhandel verwendet wird. Einige Unternehmen verwenden eine Rahmenbestellung, um Käufe für bestimmte Produktkategorien zu verfolgen. Ein Bestellverfolgungssystem sollte unabhängig von seinem Format so konzipiert sein, dass es einem Unternehmen die meisten Informationen liefert, um gute Kaufentscheidungen zu treffen.
Eine Bestellung ist ein kommerzielles Dokument, das ein einkaufendes Unternehmen an ein verkaufendes Unternehmen sendet, in dem die Produkte, Mengen und der Preis angegeben sind. Es handelt sich um eine Vereinbarung und ein legales Angebot zum Kauf von Produkten und/oder Dienstleistungen. Die Bestellverfolgung ist wichtig für die interne Kontrolle eines Unternehmens.
Das Bestellformular sollte das erforderliche Bestelldatum und -datum, die Versandart sowie den Namen und die Adresse des Verkäufers enthalten. Es muss auch das bestellte Produkt, die Kosten für jeden Artikel und den Gesamtpreis enthalten. Gegebenenfalls sollte auch die Umsatzsteuer enthalten sein. Die elektronische Generierung von Bestellformularen kann in einigen Unternehmen auch an den Lagerbestand gebunden sein, um ein Gleichgewicht der verfügbaren Produkte aufrechtzuerhalten.
Zuerst muss das Unternehmen wissen, was bestellt wurde. Das Fehlen dieser Informationen kann dazu führen, dass das Unternehmen zu wenig Lagerbestand hat und die Nachfrage seiner Kunden nicht oder zu viel Lagerbestand decken kann, was Platz verschwendet und den Cashflow verringert. Ein gutes Bestellverfolgungssystem ermöglicht es einem Unternehmen, sofort anzuzeigen, was bestellt wurde und den Status der Bestellungen zu verfolgen.
Ein Unternehmen, das ein Bestellverfolgungssystem verwendet, verringert auch die Möglichkeit des Mitarbeiterbetrugs. Beispielsweise ist es wichtig, jeder Bestellung eine vorab zugewiesene Nummer zuzuweisen. Dadurch wird verhindert, dass ein Mitarbeiter Waren bei einem Lieferanten bestellt und die Produkte zum persönlichen Vorteil nutzt.
Häufig verwendet ein Unternehmen ein automatisiertes System zum Erstellen und Verfolgen von Bestellungen. Auf diese Weise kann das Unternehmen einen Produktkatalog pflegen, der nach Anbieter, Produkt und Preis sortiert werden kann. Außerdem erzeugt das System eine Datenbank, um eine Inventarliste zu speichern und diese Liste ständig zu aktualisieren. Es ist Software verfügbar, die das Bestellformular erstellt, offene und abgeschlossene Bestellungen verfolgt und sogar Einkaufstrends analysiert, um Preisverhandlungen mit Lieferanten zu unterstützen.
Ein Bestellverfolgungssystem zentralisiert den Einkauf, wodurch Doppelspurigkeiten vermieden werden. Ein elektronisches System stellt auch eine Lieferantendatenbank bereit und ermöglicht das Versenden von Bestellungen per E-Mail, um unnötigen Papierkram zu vermeiden. Das Bestellmanagement ermöglicht es dem Unternehmen, seine Einkäufe zu kontrollieren und die Möglichkeit von Diebstahl zu begrenzen.