Der Veröffentlichungsworkflow beschreibt den Weg, den ein Dokument von der Schreibphase bis zur Veröffentlichung nimmt. Der beste Publishing-Workflow für Ihr Unternehmen hängt von der Größe und Zusammensetzung Ihrer Mitarbeiter ab. Ihr System ist durch die Einschränkungen Ihres Druckprozesses und Ihrer Publishing-Software eingeschränkt. Es ist auch wichtig, einen Veröffentlichungs-Workflow-Prozess auszuwählen, der verschiedene Kommunikationsformen durchlaufen kann. Bei der Wahl eines Geschäftsworkflows sollten Budgetaspekte, Effizienz und Genauigkeit in Einklang gebracht werden.
Die Größe Ihres Arbeitsplatzes bestimmt Ihren idealen Publishing-Workflow-Prozess. Ihr gesamtes Personal könnte in einem kleinen Büro an der Bearbeitung von schriftlichem Material beteiligt sein. Dieser Workflow würde einen „Round-Robin“ von Bearbeitungen beinhalten, gefolgt von der Übergabe an den Drucker. Größere Büros weisen oft mehr Hierarchien im Umgang mit kreativen Arbeitsabläufen auf. Ihr Veröffentlichungsworkflow in einem großen Büro kann die Lieferung eines Entwurfs an einen Lektor, Abschnittsredakteur und Verleger vor dem Drucken beinhalten.
Der beste Workflow für Ihr Unternehmen sollte personelle Veränderungen antizipieren. Ihr Workflow sollte neuen Mitarbeitern, die an Publikationen beteiligt sind, leicht erklärt werden. Temporäre Redakteure, Autoren und Grafiker sollten sich problemlos in den Prozess einfügen können. Eine gute Faustregel bei der Auswahl des besten Publishing-Workflows besteht darin, einen Prozess zu entwerfen, der dem durchschnittlichen Leser Ihrer Publikation erklärt werden kann.
Bei der Entwicklung eines Workflow-Diagramms müssen Sie die von Ihrem Publikationsteam verwendete Software berücksichtigen. Ihr Workflow-System kann sich erheblich verlangsamen, wenn Ihre Autoren, Redakteure und Ihr Druckteam unterschiedliche Versionen derselben Software verwenden. Dieses Problem wird verschlimmert, wenn ein Autor Veröffentlichungssoftware verwendet, die mit Ihrer Office-Software nicht kompatibel ist. Ihr Veröffentlichungsworkflow sollte diese Probleme antizipieren, indem von allen Beteiligten Kompatibilität verlangt wird.
Ihr ideales Workflow-Modell könnte mit Ihrem aktuellen Ansatz zum Drucken verwendet werden. Wenn Sie Offsetdruck verwenden, müssen Sie wahrscheinlich zusätzliche Revisions- und Bearbeitungssitzungen in Ihrem Workflow-Diagramm erstellen. Ihr Publishing-Workflow ist mit Print-on-Demand-Diensten möglicherweise kompakter, aber die Kosten pro Einheit sind höher als beim Offsetdruck. Die Größe und Häufigkeit der Veröffentlichungen sollte auch Ihre Workflow-Analyse beeinflussen. Korrekturen können Sie mit Tageszeitungen und Notizen einfacher vornehmen als mit Geschäftsberichten.
Ihr Workflow-System sollte auch so gebaut sein, dass es Unterbrechungen bei der Kommunikation und der Dokumentenbereitstellung standhält. Ihr Diagramm sollte Redakteure anweisen, digitale und gedruckte Kopien von Veröffentlichungen für den Fall von Stromausfällen aufzubewahren. Der Publishing-Workflow-Prozess muss auch Netzwerkausfälle antizipieren, die Schreibteams von ihren Druckern trennen. Ihre Schreib- und Redaktionsteams sollten tragbare Laufwerke, Laptops und häufige Ausdrucke verwenden, um Veröffentlichungen pünktlich zu liefern.
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