Ein Eventplaner, auch Eventberater oder -koordinator genannt, ist ein Profi, der eine besondere Veranstaltung plant, synchronisiert und alle Details überwacht. Die meisten Leute wählen einen Veranstaltungsplaner für eine große Angelegenheit, die viel Koordination erfordert, wie eine Hochzeit, ein großer Geburtstag oder eine Firmenveranstaltung. Während die Beauftragung eines Veranstaltungsplaners ein zusätzlicher Aufwand ist, kann ein guter Profi Ihnen helfen, die perfekte Party gemäß Ihrem Budget zu planen. Die meisten Veranstaltungsplaner haben Verbindungen zu Anbietern und Unternehmen und können Sonderangebote erhalten, wodurch Sie Tausende von Dollar gegenüber dem Einzelhandelspreis sparen.
Bevor Sie sich für einen Veranstaltungsplaner entscheiden, sollten Sie einige Dinge beachten. Der erste Schritt besteht darin, zu berücksichtigen, wie viel Leistung Sie abgeben möchten. Ein Veranstaltungsplaner kann eine passive Rolle einnehmen und nur externe Anleitung anbieten. Dies ist die perfekte Wahl, wenn Sie möchten, dass jemand anderes die Beinarbeit übernimmt, aber bei wichtigen Entscheidungen das letzte Wort haben möchten. Ein Veranstaltungsplaner kann auch ein Full-Service-Assistent sein, der alles von der Budgetierung bis zur Überwachung vor Ort verwaltet.
Um einen Veranstaltungsplaner zu finden, wenden Sie sich an die lokale Handelskammer oder suchen Sie online nach einer Liste von Fachleuten, die in Ihrer Stadt Ihrer Wahl verfügbar sind. Eventplaner arbeiten manchmal mit bestimmten Veranstaltungsorten zusammen, fragen Sie also nach, ob lokale Clubs oder Restaurantmanager jemanden empfehlen können. Auch Fotografen und Caterer sollten einen guten Eventplaner empfehlen können, da sie den Experten vielleicht in Aktion gesehen haben.
Sobald Sie eine Liste potenzieller Veranstaltungsplaner haben, befragen Sie jeden einzelnen und fragen Sie nach Informationen über vergangene Veranstaltungen, die sie bearbeitet haben. Einige Planer haben vielleicht ein Portfolio mit Fotos, während andere Ihnen nur Referenzen von früheren Kunden zur Verfügung stellen. Nehmen Sie das fehlende Portfolio nicht als Hinweis auf eine geringere Qualität – viele Veranstaltungsplaner haben einfach keine Notwendigkeit dafür.
Da ein Veranstaltungsplaner für den Einkauf von Zubehör und die Zahlung von Kautionen verantwortlich ist, müssen Sie häufig eine Kreditkartennummer angeben, die er oder sie verwenden kann. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Veranstaltungsplaner auswählen, dem Sie vertrauen und mit dem Sie sich wohl fühlen, damit dies nicht zu einem Streitthema wird.