Eine Pressekonferenz ist ein Ort, an dem eine Person oder Organisation Informationen an Nachrichtenreporter und Journalisten weitergibt. Die Konferenzverantwortlichen erstellen in der Regel eine Liste mit konkreten Personen und Medienvertretern, die zur Veranstaltung eingeladen werden. Diesen Eingeladenen kann ein Presseausweis ausgehändigt werden, der manchmal ein formelles Einladungsschreiben ist oder einfach eine Bestätigung dafür sein kann, dass die Person ein legitimer Vertreter der Presse ist.
Auf einer Konferenz veröffentlichte Nachrichten gelten als aktenkundig, d. h. die Informationen sind zur Veröffentlichung an die Öffentlichkeit bestimmt. Vor der Pressekonferenz kann ein Nachrichtenreporter genau die gleichen Informationen im Voraus erhalten, jedoch kann ihm mitgeteilt werden, dass die Nachricht bis zur eigentlichen Konferenz mit einem Embargo belegt wird. Solche Informationen, die vor einer Presseveranstaltung an eine Gruppe von Reportern weitergegeben werden oder einem Reporter zum Zwecke der Weitergabe von Hintergrundinformationen offengelegt werden, können geheim gehalten werden. Einem Reporter off-the-record Informationen zu geben, funktioniert nach einem Ehrensystem. Ein Reporter, der gegen geheime oder mit einem Embargo versehene Informationen verstößt, wird wahrscheinlich seinen Ruf verlieren und von dieser Quelle keine Nachrichtentipps mehr erhalten.
Für den typischen Reporter stellt die Pflege zuverlässiger Quellen sicher, dass der Reporter die Möglichkeit hat, vor einem Rivalen über ein Ereignis zu berichten. Dies wird als „Scoop“ oder Eilmeldung bezeichnet. Die Nachrichtenberichterstattung ist eine hart umkämpfte Branche, und zuverlässige Quellen, die einem Reporter exklusive Tipps geben können, werden von Journalisten sehr geschätzt. Das Embargo von Nachrichten ermöglicht es einer Gruppe von Reportern, die gleichen Chancen zu haben, Nachrichten zu melden. Indem der Reporter über das, was diskutiert wird, im Voraus Bescheid weiß, ist er besser darauf vorbereitet, während der Konferenz geeignete Fragen zu stellen, anstatt schnell denken und mit anderen Reportern bei der Beantwortung von Fragen konkurrieren zu müssen.
In einer hochkarätigen Pressekonferenz streiten sich Reporter um ihre Position, um eine Frage beantwortet zu bekommen. Ein Beispiel für eine hochkarätige Konferenz wäre eine Pressekonferenz, in der eine berühmte Person oder ein hochrangiger Politiker auf eine öffentliche Enthüllung eines Skandals reagiert oder nach einer Katastrophe Ängste anspricht. Eine Pressekonferenz kann geplant oder spontan sein. In einigen englischsprachigen Ländern kann eine improvisierte Pressekonferenz als Mediengedränge bezeichnet werden. Pressekonferenzen, die einberufen werden, um Informationen zu veröffentlichen, die eher Werbecharakter haben als ein berichtenswertes Ereignis, sind ein Pseudoereignis.
Kommunikationstechnologie, wie beispielsweise Videokonferenzen, kann verwendet werden, um eine Pressekonferenz durchzuführen, da sie die Annahme von Fragen von Personen ermöglicht, die nicht physisch anwesend sind. Bei der Veröffentlichung der Ergebnisse der US-Volkszählung im Jahr 2011 wurde eine Telefonkonferenz zu einer Pressekonferenz verwendet. Anrufer warteten in einer Telefonwarteschlange auf die Gelegenheit, den Volkszählungsbeamten spezifische Fragen zu stellen.