Un detentore del record ? un impiegato d’ufficio che lavora, organizza e archivia informazioni come rapporti, file, verbali delle riunioni, registri e corrispondenza varia. Lui o lei ? responsabile della tenuta dei registri ordinati e facilmente accessibile per altri lavoratori o parti esterne come avvocati che potrebbero aver bisogno delle informazioni. I registri, i file e le ricevute finanziari di un’azienda devono essere tenuti in un ordine aggiornato da un contabile a fini fiscali.
I registri fiscali devono essere mantenuti e costantemente aggiornati in modo accurato, comprese le ripartizioni delle spese. Sono necessarie registrazioni finanziarie come le entrate per provare le informazioni sulle dichiarazioni dei redditi delle societ?. La gestione della documentazione finanziaria aziendale ? suddivisa nelle principali categorie di crediti e debiti. I crediti sono i pagamenti effettuati dai clienti, mentre le transazioni dovute sono le attrezzature e gli altri elementi acquistati dall’azienda.
Un detentore del record deve mantenere un elenco di clienti scaduti nei loro pagamenti, poich? ci? rappresenta un deficit o una riduzione di ci? che la societ? avrebbe dovuto ricevere per i pagamenti in base alla sua fatturazione. Le fatture vengono emesse nel momento in cui un cliente riceve un bene o un servizio e sono numerate in ordine consecutivo. I clienti in contanti pagano immediatamente le fatture, mentre quelli con conti di credito pagano il totale del conto ogni mese o altro concordato nei tempi previsti. I registratori devono essere sicuri che tutte le fatture siano contabilizzate; eventuali ordini di clienti annullati sono contrassegnati come “nulli”, mentre le dichiarazioni sono emesse per i clienti creditizi. Le dichiarazioni sono documenti inviati regolarmente ai clienti creditizi che includono gli importi che hanno o non hanno pagato per le fatture sui loro conti di credito.
I detentori del record classificano i contanti, le vendite, i salari e gli acquisti dell’azienda in informazioni facili da individuare che si adattano a un sistema generale come il software di contabilit? computerizzata. Nei sistemi di contabilit? computerizzata, i detentori di record possono essere responsabili del download delle informazioni bancarie di una societ? in programmi software. Il backup dei file in caso di incendio in ufficio o altra emergenza ? un’altra responsabilit? comune. In alcuni casi, un registratore pu? ancora aver bisogno di registrare alcune ricevute e gli articoli in un libro mastro. I detentori del record sono spesso responsabili di piccoli contanti e tengono traccia degli acquisti di articoli per ufficio.
Un efficiente registratore di dati organizza e archivia gli oggetti quotidianamente anzich? lasciare accumulare ricevute e informazioni. Tale registrazione giornaliera ? una parte principale di questo tipo di lavoro di impiegato, ma possono essere assegnati altri lavori amministrativi. I registratori spesso impiegano pochi minuti alle riunioni, prima di distribuire e successivamente conservare le informazioni.