La maggior parte delle aziende deve gestire il flusso di cassa e, al fine di tenere traccia dei flussi di fatturazione e delle entrate, è possibile utilizzare le fatture. Una fattura è una fattura che dettaglia i servizi resi o i prodotti acquistati e il loro costo complessivo. Questi possono provenire da fornitori esterni per la società o possono essere emessi dalla società ad altre società o clienti. Un libro delle fatture è un modo per mantenere organizzate e archiviate tutte queste fatture. Ci sono molti motivi per cui un’azienda può conservare le fatture, anche a fini fiscali, analisi del flusso di cassa e tenuta dei registri.
Ci sono molti vantaggi nel tenere un libro delle fatture. Negli Stati Uniti e in alcune altre regioni, alcune aziende potrebbero essere in grado di detrarre molti dei loro acquisti durante l’anno durante il deposito delle tasse. Al termine, è possibile che le aziende debbano provare che questi acquisti sono stati effettuati e che è stato pagato un determinato importo. Un altro momento utile per organizzare i registri delle fatture in un libro delle fatture è quando si analizza il flusso di cassa. La maggior parte delle aziende esaminerà il flusso di cassa una volta ogni trimestre e le fatture possono dimostrare la provenienza e la provenienza del denaro.
La tenuta dei registri complessivi è il motivo più comune per tenere un registro delle fatture. A volte, potrebbe essere necessario mostrare a un fornitore ciò che è stato pagato o mostrare a un cliente ciò che non è stato pagato. Questi libri possono essere organizzati in qualsiasi modo si adatti alle esigenze dell’azienda. Quando si presenta la necessità, avere le fatture in una posizione comoda può aiutare a evitare confusione o controversie.
Molte aziende utilizzano software di fatturazione elettronica. Ciò può funzionare in molti modi e, di nuovo, consente all’azienda di organizzare e contenere le fatture in modo adeguato. La conservazione elettronica dei registri può far risparmiare tempo e spazio e in genere ci sono molti tipi di software disponibili in molte fasce di prezzo.
Altre società utilizzano ancora fatture sia cartacee che elettroniche. Un libro delle fatture può contenere il documento, chiamato anche fatture fisiche. I libri elettronici possono aver scannerizzato copie di tali fatture o semplicemente avere i dati da loro inseriti e organizzati per una rapida ricerca. Ci sono vantaggi per entrambi, e tuttavia un’azienda che sceglie di archiviare le proprie fatture è interamente all’altezza delle sue esigenze.
Alcune aziende possono utilizzare molte fatture su base giornaliera. Molte volte, queste fatture sono più piccole e altre possono essere allineate nel registro delle fatture. In genere si consiglia a un’azienda di salvare le fatture da tre a sette anni. Ciò può creare diverse pile di libri, che possono essere conservati in una stanza o edificio completamente separato.