Las ?rdenes de compra cumplen la funci?n de autorizar la compra de bienes o servicios de diferentes proveedores. Se utilizan varios formularios de pedido de compra para diferentes tama?os y tipos de compras. Estos formularios incluyen solicitudes o solicitudes de compra, ?rdenes de compra regulares, ?rdenes de compra permanentes, ?rdenes de compra generales, contratos de servicios y ?rdenes de cambio.
En un proceso de orden de compra regular, si una unidad de negocios necesita realizar una compra, prepara una solicitud o solicitud de orden de compra que detalla los art?culos deseados, la cantidad, el costo unitario, cu?ndo se requieren los art?culos y el proveedor preferido, si lo hay. La unidad de negocios presenta la solicitud a un gerente autorizado para aprobar la compra o al departamento de compras para su aprobaci?n. Si la orden de compra es para una compra importante o una gran cantidad de dinero, puede requerir m?s de un nivel de aprobaci?n antes de que se finalice.
El departamento de compras revisa la solicitud y selecciona el mejor proveedor para el material o los servicios. Despu?s de que se aprueba la solicitud, se emite una orden de compra y se le asigna un n?mero, y ese n?mero se hace referencia en toda la correspondencia relacionada con esa orden, a trav?s de la entrega y el pago. Los formularios de pedido de compra pueden ser electr?nicos o impresos. La apariencia del formulario de pedido de compra no es importante; Es la informaci?n que establece el acuerdo entre el vendedor y el comprador.
Los formularios de pedido de compra permanentes se utilizan cuando una empresa necesita una entrega regular de una cantidad id?ntica de material, como un env?o mensual. Una orden de compra permanente aprueba el intervalo de entrega y el precio del producto, y especifica el per?odo de tiempo que la orden permanente permanecer? vigente. Una orden de compra permanente tambi?n se puede usar para arrendamientos de equipos o mantenimiento que continuar?n durante un per?odo determinado.
Los formularios de pedido de compra general se utilizan para cubrir la compra de rutina de peque?as cantidades de art?culos de bajo valor. Por ejemplo, una oficina podr?a tener una orden de compra general para la compra de suministros de papel, tinta y t?ner para las funciones de copia e impresi?n. Un pedido general generalmente restringe los tipos de art?culos que se pueden comprar y establece un l?mite de pedido individual y un l?mite de valor total, as? como una fecha de vencimiento.
Los formularios de orden de compra contractual generalmente se utilizan para cubrir el trabajo requerido para completar un proyecto. Especifican exactamente qu? trabajo se realizar? y en qu? horario. Una orden de compra contractual podr?a prever pagos intermedios a medida que el proyecto alcanza ciertos hitos. Si, durante el transcurso del proyecto, se hace necesario modificar los requisitos, podr?a emitirse una orden de cambio. La orden de cambio detalla con precisi?n qu? especificaciones se han modificado y se incorpora a la orden de compra original.
Los requisitos de la compa??a pueden requerir una oferta en cualquier compra que costar? m?s de una cierta cantidad de dinero o que involucre un tipo particular de bienes o servicios. En este caso, el departamento de compras solicitar? ofertas. Una vez que se hayan recibido y revisado las ofertas, el departamento de compras adjudicar? la orden de compra al postor exitoso.
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