En general, un pedido de solicitud de compra es un formulario que solicita la compra de un art?culo. Estas ?rdenes suelen ser utilizadas por grandes empresas y organizaciones para gestionar compras y costos. Un departamento de procesamiento central, a menudo llamado departamento de compras, generalmente eval?a los pedidos y determina de d?nde obtenerlos. Una vez que esto se determina, el pedido de pedido de compra generalmente se convierte en un pedido de compra para adquirir los art?culos solicitados a un proveedor.
Las ?rdenes de solicitud de compra a menudo vienen en forma de papel o documentos en l?nea. En cualquier caso, los formularios requieren los mismos tipos de informaci?n, como el nombre y el departamento del solicitante, los n?meros de cuenta aplicables, los n?meros de parte y las descripciones de los art?culos solicitados, y cualquier proveedor sugerido para obtener los productos. Si est? en l?nea, los formularios pueden enviarse electr?nicamente a trav?s de un software de solicitud especial, o pueden necesitar ser impresos y enviados como formularios en papel tradicionales.
Por lo general, el proceso de compra comienza a nivel individual o departamental. Por ejemplo, si un empleado necesita una computadora port?til nueva, se le puede solicitar que presente una orden de solicitud de compra. En casos de pedidos individuales como este, el formulario debe ser aprobado por un gerente o jefe de departamento antes de enviarlo a un departamento de compras centralizado para una evaluaci?n adicional.
Cuando una orden de solicitud de compra llega al departamento de compras, a menudo se eval?a para ver si el art?culo es realmente necesario y si hay dinero asignado para ello. Si se cumplen estas condiciones, el departamento de compras generalmente determinar? de d?nde obtener el art?culo, utilizando una lista de proveedores de confianza. En el caso de compras costosas, pueden buscar ofertas de varios proveedores para encontrar los t?rminos m?s competitivos. Se puede dar preferencia a cualquier proveedor citado en el formulario de solicitud, aunque algunos departamentos de compras tienen la autoridad para tomar la decisi?n final de abastecimiento en funci?n de lo que sea mejor para la organizaci?n. Una vez que se aprueban los detalles finales, generalmente se emite una orden de compra para completar la transacci?n con el proveedor elegido.
Por s? solo, una orden de pedido de compra a menudo no tiene poder de compra oficial. Generalmente es la orden de compra final lo que constituye un contrato entre la compa??a y el vendedor. Sin embargo, algunas organizaciones pueden usar ?rdenes de solicitud de compra de manera intercambiable con las ?rdenes de compra. En estos casos, la orden de pedido de compra se puede usar directamente con el vendedor como un contrato para comprar un art?culo en particular, sin necesidad de una orden de compra secundaria.
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