Un sistema de orden de compra es la secuencia de pasos que un individuo debe seguir para solicitar la adquisici?n de bienes y servicios para uso de la compa??a. Estos sistemas proporcionan una pista de auditor?a para rastrear el movimiento de los recursos financieros de la compa??a. Existen m?ltiples sistemas en el entorno empresarial para los sistemas. La mayor?a de ellos se centran en el sistema de contabilidad y documentos internos de una empresa. Seleccionar el mejor sistema de orden de compra requiere considerar una serie de factores relacionados con los sistemas comerciales de una empresa.
Los due?os y gerentes de negocios deben decidir si desean usar un sistema de orden de compra manual o automatizado. Los sistemas manuales com?nmente incluyen el uso de un cuaderno de papel que contiene ?rdenes de compra numeradas secuencialmente. Un empleado completar? el formulario, que generalmente requiere proveedor, precio, cantidad, descripci?n y c?digo contable, antes de enviarlo para su aprobaci?n. Estos documentos generalmente incluyen una copia al carb?n guardada en el archivo. Un sistema automatizado funciona de manera similar, excepto que los empleados usar?n el software comercial o contable de la compa??a y completar?n un documento electr?nico de orden de compra.
El n?mero de ?rdenes de compra que generar? una empresa a trav?s de sus operaciones normales desempe?ar? un papel importante al seleccionar un sistema de ?rdenes de compra. El uso de un sistema manual puede volverse tedioso y provocar la p?rdida de documentos, lo que hace que los empleados vuelvan a crear la orden de compra. Adem?s, las empresas generalmente deben almacenar estos documentos durante varios a?os, dependiendo de las leyes federales o estatales aplicables. Un sistema automatizado de ?rdenes de compra puede aliviar algunos de estos problemas, aunque aprender y usar la versi?n computarizada puede requerir m?s capacitaci?n.
Otros factores a considerar al seleccionar un sistema de orden de compra son el n?mero de empleados que usan ?rdenes de compra y la ubicaci?n de la oficina de compras de la compa??a. Permitir que varios empleados accedan y creen ?rdenes de compra puede requerir que las compa??as tengan m?s documentos en papel a mano o m?s nombres de usuario para acceder al m?dulo de ?rdenes de compra. Las grandes organizaciones a menudo tendr?n un departamento de compras o un gerente de adquisiciones para manejar la orden de compra al realizar pedidos. Tener varias personas entregando ?rdenes de compra puede crear un desbordamiento de informaci?n en el departamento de compras. Las empresas pueden necesitar limitar el acceso en el sistema de ?rdenes de compra para evitar este problema.
Las empresas tambi?n deber?n considerar c?mo fluyen las ?rdenes de compra al departamento de contabilidad. Las personas en el departamento de contabilidad deben poder acceder f?cilmente al sistema para revisar las ?rdenes de compra antes de pagar las facturas. Los auditores tambi?n necesitar?n acceso para determinar c?mo fluye la informaci?n a trav?s de la empresa. La imposibilidad de rastrear la orden de compra a trav?s de cada paso en el sistema puede resultar en alteraciones en el documento que comprometer?n una parte significativa del proceso de administraci?n de efectivo de la compa??a.
Inteligente de activos.