Una auditor?a de impresi?n generalmente es realizada por grandes organizaciones en anticipaci?n de una solicitud de servicios de impresi?n para propuesta o renovaci?n de contrato. El objetivo principal de una auditor?a de impresi?n es recopilar m?tricas sobre el uso actual de la impresora, diferentes m?todos para acceder a los recursos de impresi?n y determinar los costos operativos totales asociados con las actividades de impresi?n. El t?rmino auditor?a generalmente se asocia con una revisi?n financiera detallada. Sin embargo, el objetivo principal de cualquier auditor?a es que los profesionales imparciales recopilen informaci?n y presenten un informe formal para ayudar en la toma de decisiones a nivel ejecutivo.
El alcance de una auditor?a de impresi?n debe definirse claramente al comienzo del proceso para garantizar una respuesta viable. La definici?n de una funci?n de impresi?n o trabajo relacionado es cr?tica, ya que los supuestos pueden dar lugar a conclusiones err?neas. Por ejemplo, una auditor?a de impresi?n puede incluir fotocopias, escaneo electr?nico de documentos y trabajos de impresi?n o una combinaci?n de estas opciones. En otras empresas o industrias, la impresi?n puede incluir todos los proveedores de impresi?n externos o contratos para art?culos como folletos, panfletos y art?culos relacionados.
El primer paso en cualquier auditor?a de impresi?n es recopilar m?tricas de uso. Todas las impresoras tienen un contador de copias, y las unidades digitales almacenan esta informaci?n electr?nicamente. Algunas impresoras se conocen como unidades multifunci?n y tienen la capacidad de imprimir, escanear y fotocopiar. Las m?tricas para cada una de estas tareas se almacenan por separado. Las unidades que tienen opciones de color y blanco y negro tambi?n separan estas dos tareas para una mayor precisi?n.
Una auditor?a de impresi?n integral debe incluir informaci?n sobre c?mo se accede a los recursos de impresi?n. A menudo hay m?ltiples procesos dentro de la misma organizaci?n, y esto puede basarse en los tipos de servicios a los que se accede. Por ejemplo, una oficina moderna tiene una impresora totalmente en red que generalmente es compartida por un grupo de personas. Otras instalaciones pueden tener impresoras individuales ubicadas en cada estaci?n de trabajo. Se pueden enviar trabajos de impresi?n grandes o solicitudes especiales a una lista seleccionada de proveedores o a uno seleccionado al azar de la gu?a telef?nica.
El costo operativo total para todas las actividades relacionadas con la impresi?n es una parte esencial de cualquier auditor?a de impresi?n. Esta informaci?n debe incluir los costos fijos del equipo, los consumibles, los servicios de reparaci?n, los costos de impresi?n externa, la electricidad y los requisitos de espacio. Para la mayor?a de las empresas, el costo total de la actividad de impresi?n es bastante alto y es un excelente lugar para introducir medidas de ahorro. Al medir los costos operativos totales, tambi?n se debe incluir el tiempo del personal dedicado al mantenimiento y soporte de estas unidades.
Inteligente de activos.