Para mantener un registro de caja menor, primero tendr? que decidir si desea mantener un registro escrito o registrar transacciones en una computadora. Luego, deber? crear u obtener un registro que tenga las columnas de entrada apropiadas, como las de fechas, montos de transacciones, descripciones de ingresos o gastos y saldos. Una vez que se crea este registro, puede realizar un seguimiento simplemente registrando cada vez que paga algo con dinero en efectivo o recibe dinero de esta forma. Adem?s, puede beneficiarse guardando recibos para hacer una copia de seguridad de sus entradas de registro.
Cuando necesite mantener un registro de caja chica, es importante comprender que tiene opciones a la hora de crearlo. Puede usar un registro escrito, un programa de computadora dise?ado espec?ficamente para registrar transacciones de efectivo, o incluso una hoja de c?lculo para crear su registro. Sin embargo, si decide usar una opci?n de computadora para registrar el dinero en efectivo, normalmente es fundamental que haga una copia de seguridad de sus archivos de manera regular. Si no recuerda hacer esto, es posible que le resulte dif?cil averiguar c?mo gast? poco dinero en efectivo y probar sus gastos si su sistema inform?tico falla.
Por lo general, un registro de caja menor tendr? un ?rea designada para registrar varios datos. Por ejemplo, el registro que cree debe tener una columna para ingresar la fecha en que pag? con efectivo o recibi? efectivo, as? como una columna para designar si recibi? o no un recibo para documentar la transacci?n. Su registro tambi?n debe incluir un ?rea para enumerar la parte a la que le pag? en efectivo o la persona de la que recibi? dinero y el monto de la transacci?n. Tambi?n necesitar? un ?rea para describir la transacci?n. Por ejemplo, puede notar en esta ?rea que pag? los suministros o recibi? una donaci?n.
Cuando mantiene un registro de efectivo, tambi?n deber? realizar un seguimiento del saldo en su cuenta. Esto significa que necesitar? una columna en la que registrar el saldo de su fondo de caja menor despu?s de cada transacci?n. Hacer un seguimiento del saldo no solo es un buen mantenimiento de registros, sino que tambi?n puede hacer que sea m?s f?cil notar cu?ndo es el momento de reponer su peque?o fondo de efectivo.
Si est? ejecutando un negocio que tiene empleados, tendr? que decidir qui?n tendr? acceso a su dinero en efectivo y ser responsable de mantener el registro. Si m?s de una persona tendr? acceso, necesitar? un sistema para registrar qui?n es responsable de qu? transacci?n. Puede mantener un registro de esto agregando una columna a su registro para el nombre del empleado.
Adem?s de mantener un registro de caja chica, tambi?n es importante guardar los recibos que reciba en relaci?n con la caja chica. Esto incluso incluye los recibos de las peque?as cantidades que no considera muy importantes. Es posible que luego necesite estos recibos para ayudar a probar algunos de sus gastos.
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