Una cuenta de caja chica no es un tipo de cuenta bancaria sino más bien un fondo mantenido dentro de un negocio. El monto de caja chica contiene una pequeña cantidad de efectivo y se usa principalmente para compras cuando usar cheques, tarjetas de débito o tarjetas de crédito sería frívolo. El efectivo también se puede usar para hacer cambios si no hay suficiente en la caja registradora. Solo se asignan una o dos personas a la cuenta de caja chica, y cualquier dinero extraído o depositado se contabiliza en un libro. El efectivo se guarda en una caja de seguridad y generalmente se almacena en el lugar de negocios.
Las cuentas de caja pequeña siempre se utilizan para almacenar una pequeña cantidad de dinero. La cantidad más común es de alrededor de $ 100 dólares estadounidenses (USD) para pequeñas empresas que no tienen muchos gastos. Las empresas más grandes pueden mantener hasta $ 1,000 USD, pero generalmente no más que eso porque cantidades más altas aumentan la pérdida potencial si se produce un robo. Para almacenar el dinero en efectivo, generalmente está encerrado en una caja de seguridad que se mantiene en el negocio.
El propósito de una cuenta de caja chica es tener un pequeño grupo de dinero para cuando se necesiten pequeñas compras. La cuenta entra en juego cuando una compra es tan pequeña que no vale la pena pasar por los canales formales necesarios para obtener un corte de cheques o para obtener permiso para usar una tarjeta de crédito o débito de la compañía. También se puede hacer un cambio desde la cuenta de caja chica cuando no hay suficiente efectivo en la caja registradora y, si no hay nadie disponible para obtener dinero del banco, la caja chica puede reponer temporalmente la caja registradora.
Cada vez que se saca o se deposita dinero en la cuenta de caja, alguien baja la cantidad. Por ejemplo, si se retiran $ 5 USD, incluso si queda algún cambio por cualquier compra, los $ 5 USD se marcan como un retiro. Esto garantiza que no se produzcan robos y también asegura que los gerentes sepan exactamente cuánto dinero hay en la cuenta. Cuando se devuelve el cambio, también se anota.
Pocas personas dentro de una empresa tienen acceso a la cuenta de caja chica. Lo más probable es que haya una o dos personas a cargo de la cuenta. Si es una persona, él o ella estará a cargo de retirar el efectivo de la cuenta y reponer la cuenta, junto con la reducción de cualquier retiro o depósito. Si hay dos personas, ambas personas tienen el control del dinero y la contabilidad o una persona es asignada al dinero y otra a la contabilidad.
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