Un reembolso de gas es un tipo de reembolso comercial que proporciona un pago a un empleado que compra gasolina mientras viaja por negocios relacionados con la empresa. A veces se le conoce como reembolso de millaje de gasolina, esta transacción tiene el propósito de reembolsar al empleado los gastos de bolsillo sufridos mientras realiza las tareas asignadas por el empleador. Un programa de reembolso de vehículos puede funcionar de dos maneras diferentes, dependiendo de si el empleado usa un vehículo personal o de la compañía para el viaje, o utiliza un auto alquilado para el viaje.
Un enfoque para el reembolso de gas a menudo se conoce simplemente como un reembolso de millas. En este escenario, al empleado se le otorga acceso a un vehículo propiedad de la compañía para el viaje de negocios o alquila un automóvil que se utiliza para viajar hacia y desde los sitios del cliente. En este escenario, el empleado generalmente debe pagar la compra de gasolina de su bolsillo y retener los recibos de gasolina. Una vez que se completa el viaje, el empleado incluye esos recibos en su informe de gastos y se le reembolsa la cantidad exacta de gasolina que compró durante el viaje.
A menudo se usa un enfoque diferente para el reembolso del gas cuando el empleado elige conducir su vehículo personal. Aquí, la atención se centra en los gastos generales en los que se incurre al usar el vehículo para viajes de negocios. En lugar de realizar un seguimiento del combustible comprado, el empleado realiza un seguimiento de la distancia recorrida durante la duración del viaje. Luego, el empleador reembolsa al empleado en función del kilometraje, generalmente a una tarifa plana por milla establecida por una agencia reguladora gubernamental. Con este enfoque, no es necesario realizar un seguimiento de la cantidad de gasolina comprada, ya que la asignación por milla permite el uso de gasolina, así como el desgaste del vehículo.
Es importante tener en cuenta que en algunas naciones, existe una clara distinción entre estos dos tipos de reembolsos. En esos entornos, un reembolso de gas se aplica solo al pago de los gastos de bolsillo del empleado en términos del combustible comprado durante el viaje. La cultura empresarial en otros países puede usar el término para describir un reembolso que se basa en la compra real de gasolina o el pago de una tarifa fija por milla recorrida. En las últimas naciones, los términos reembolso de gas y reembolso de millaje a menudo se usan indistintamente.
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