Un empleado recibe un reembolso de cuenta de gastos flexibles (FSA) a través de una cuenta de gastos patrocinada por el empleador. Para recibir el reembolso, la persona debe haber acumulado gastos médicos o de cuidado de dependientes calificados, de acuerdo con las reglas del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de EE. UU. En general, los empleadores ofrecen dos tipos de cuentas de gastos flexibles, y los empleados deben inscribirse en cualquiera de los programas para recibir cobertura en un año determinado. Un empleado puede obtener un reembolso de la FSA presentando al empleador un comprobante escrito de los gastos pagados.
Para calificar para un reembolso de la FSA, el empleado debe «elegir» anualmente para participar en una FSA patrocinada por el empleador. La FSA, que viene como parte de la mayoría de los paquetes de beneficios ofrecidos por algunas compañías cada año, es una cuenta de gastos que le permite al empleado reservar una cantidad específica de dinero libre de impuestos. Los fondos para la FSA generalmente se deducen del salario del empleado. La atención médica y las opciones de atención para dependientes son dos tipos de FSA.
Se puede usar una cuenta de gastos flexibles de atención médica para pagar los copagos del seguro médico y medicamentos recetados, entre otros gastos. Una FSA de cuidado de dependientes puede usarse para gastos de cuidado de niños o ancianos, por ejemplo. Los montos máximos de la cuenta de gastos pueden variar según el empleador, el tipo de FSA y el año del plan. Todos los fondos colocados en la FSA deben usarse antes de fin de año o se perderán, también conocida como la regla de «úselo o piérdalo».
Además de los copagos y medicamentos recetados, los gastos relacionados con la salud que son elegibles para un reembolso de la FSA incluyen deducibles de seguros, gastos dentales y de la vista y servicios psiquiátricos y quiroprácticos. Los gastos que son elegibles bajo una FSA de cuidado de dependientes incluyen guardería u otros servicios para niños menores de 13 años. Otros gastos permitidos incluyen aquellos para dependientes discapacitados o enfermos que no pueden cuidarse a sí mismos. La persona calificada también debe estar en la casa del empleado durante al menos ocho horas al día.
Un empleado debe presentar un reclamo al empleador para recibir un reembolso de la FSA por gastos de salud o atención de dependientes. Para obtener un reembolso de la FSA según la opción de atención médica, el empleado debe proporcionar una declaración por escrito de un tercero que muestre el monto del gasto, prueba de que se ha pagado de su bolsillo y que el monto aún no se ha reembolsado. Por ejemplo, se puede enviar un recibo de pago o la factura de un médico como parte de un reclamo. También se le puede solicitar al empleado que firme una declaración que certifique que el gasto no es elegible para reembolso bajo ninguna otra cobertura.
Para recibir un reembolso por una FSA de atención a dependientes, el empleado también debe proporcionarle al empleador una declaración por escrito que indique el monto del gasto y el comprobante de pago. El gasto no debe haber sido reembolsado previamente o ser elegible para reembolso bajo otro plan. Un ejemplo de prueba incluye una factura de un proveedor de guardería. Los montos de reembolso de la FSA varían según los gastos que el empleado acumuló durante el año del plan.
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