Como parte de un proceso de fin de año financiero, las empresas con activos físicos generalmente deben completar un inventario de activos. El propósito de un inventario de activos es contar físicamente y documentar la ubicación de todos los activos enumerados en el estado financiero. Este proceso se considera parte de la preparación requerida cada fin de año, y generalmente se programa de tres a cuatro semanas antes del final del año.
Hay cuatro elementos que normalmente deben aparecer en un inventario de activos: revisión de la lista de activos de los registros financieros, inspección física de cada activo, determinar si la valoración debe cambiar y agregar nuevos activos. Este proceso puede ser simple o complejo, dependiendo de la cantidad de activos y su ubicación relativa. Es importante tener en cuenta que este inventario puede ser completado por personal interno o por un tercero. La parte más importante de este inventario es asegurar que cada artículo sea inspeccionado físicamente.
Un primer paso en un inventario de activos es revisar la lista de activos que se incluyeron en los estados financieros del año anterior. Todos los artículos que fueron desechados o desmantelados durante el año deben eliminarse de la lista. Se debe agregar al archivo una copia de las instrucciones y la valoración del artículo en esa etapa.
El siguiente paso es organizar los activos por ubicación física en preparación para una inspección. Para prepararse, se debe organizar una lista de inventario. A cada artículo se le debe emitir un número único y un método para indicar que el artículo ha sido incluido en el inventario. Algunas empresas usan calcomanías, mientras que otras usan un sistema de escaneo de códigos de barras para actualizar los registros.
Hay dos artículos que generalmente deben verificarse durante el inventario de activos: la existencia del artículo en la ubicación indicada y el estado del artículo. Por ejemplo, si el artículo está roto o en mal estado, debe indicarse en la lista de inventario. Esto puede resultar en una disminución de la valoración del artículo.
Todos los activos nuevos que se compraron o adquirieron durante el año deben agregarse a la lista de inventario de activos. Los detalles que se incluirán son la clasificación de activos, la descripción, la ubicación y la valoración. Cualquier artículo que se compre pero que aún no se encuentre en las instalaciones puede excluirse de la lista de activos, siempre que su valor no se incluya en la valoración del activo en los estados financieros.
Inteligente de activos.