Uno specialista di eventi è un professionista con esperienza che gestisce o supervisiona tutti i dettagli che vanno nella pianificazione di un evento. Questi dettagli includono tutto, dalla ricerca della posizione ideale alla scelta del tipo di piatti e argenteria che verranno utilizzati. Il lavoro richiede lunghe ore, estrema attenzione ai dettagli ed eccellenti capacità organizzative.
Il lavoro di uno specialista di eventi è estremamente impegnativo e spesso richiede lunghe ore, specialmente negli ultimi giorni che precedono un evento. Gli specialisti lavorano con i clienti per determinare le loro esigenze e aspettative e si sforzano di superare tali aspettative. Nel settore della pianificazione di eventi, la pubblicità passaparola è estremamente preziosa e un cliente felice passerà il nome dello specialista ad altri potenziali clienti proprio come un cliente infelice diffonderà la parola e potenzialmente rovinerà la reputazione di uno specialista dell’evento. Per questo motivo, ogni parte del piano deve avere un backup nel caso in cui qualcosa vada storto, come un ristoratore che si ritira all’ultimo minuto.
Le capacità organizzative sono un must per un organizzatore di eventi, poiché il lavoro stesso consiste nell’organizzare molti piccoli dettagli in un quadro generale. Gli specialisti sono responsabili dell’assunzione di tutti, dai ristoratori all’intrattenimento. Organizzano relatori ospiti, assicurano che gli ospiti più importanti abbiano le migliori sistemazioni possibili e il trasporto per l’evento e mantengano il costo dell’intero evento nel budget del cliente. Organizzare e mantenere tutti i dettagli richiede anche meticolose registrazioni e capacità di ricerca.
Uno specialista di eventi di successo spesso ha numerosi contatti nelle industrie di pianificazione degli eventi, compresi i servizi di ristorazione, ospitalità, intrattenimento e stampa. Mantenere buoni rapporti commerciali con i contatti è un lavoro tutto l’anno, ma spesso ripaga perché lo specialista può utilizzare quei contatti per creare sia piani che piani di backup. Partecipare a conferenze e altri eventi è un buon modo per uno specialista di eventi di incontrare nuovi contatti e raccogliere alcune nuove idee sulla pianificazione degli eventi in generale.
I requisiti di istruzione per uno specialista dell’evento variano. Le grandi aziende che desiderano assumere specialisti del personale spesso preferiscono candidati con istruzione universitaria, sebbene anni di esperienza nell’organizzazione di eventi di successo possano prevalere su questo requisito. Quelli con lauree spesso li hanno in un campo come il marketing, le pubbliche relazioni o l’ospitalità. La maggior parte degli specialisti di eventi iniziano a lavorare per qualcun altro fino a quando non acquisiscono abbastanza esperienza per avviare un’attività in proprio.
Lo stipendio di uno specialista dell’evento varia in modo significativo a seconda dell’esperienza, della posizione e del carico di lavoro. Il lavoro potrebbe non essere sempre costante; uno specialista può avere eventi back-to-back per tre mesi, quindi nessun evento per diversi mesi. Mentre gli specialisti di eventi che lavorano nello staff di una singola azienda possono ricevere regolari buste paga, quelli che lavorano per se stessi ricevono retribuzioni secondo un programma molto più irregolare e devono usare buone capacità di gestione del denaro per assicurarsi che duri attraverso periodi di siccità nel lavoro.