Un amministratore delle informazioni sanitarie ha quattro aree principali di responsabilità: creazione di procedure di immissione dei dati, gestione dell’integrità dei dati, sicurezza del sistema e analisi dei dati. Un amministratore delle informazioni sanitarie o un responsabile delle informazioni sanitarie è formato per conservare le cartelle cliniche dei pazienti. Gli amministratori delle informazioni sanitarie sono impiegati in ospedali, strutture sanitarie e compagnie assicurative. In un dipartimento standard di informazioni sanitarie o cartelle cliniche, l’amministratore delle informazioni sanitarie ha diversi tecnici delle informazioni sanitarie che sono responsabili dell’immissione dei dati e dell’esecuzione delle analisi di routine.
Le informazioni gestite da un amministratore delle informazioni sanitarie vengono utilizzate per analizzare i costi e prendere decisioni su tendenze sanitarie, personale e acquisto di attrezzature. Le informazioni devono essere accurate, affidabili e sicure, a causa della riservatezza del paziente. Esiste una vasta gamma di sistemi di informazione sanitaria disponibili sul mercato. Non è raro che l’amministratore delle informazioni sanitarie lavori a stretto contatto con il personale di supporto dei sistemi per creare nuovi report e migliorare le funzionalità per soddisfare esigenze uniche.
Le procedure di immissione dei dati sono le regole e i passaggi seguiti dai tecnici delle informazioni sanitarie durante l’immissione delle informazioni nel sistema informativo sanitario. Queste procedure sono utilizzate per ridurre il rischio di errori nell’inserimento dei dati, garantire un uso coerente di codici specifici per abbinare le informazioni effettive e fornire la base per tutti i rapporti futuri. La creazione e il mantenimento di queste regole determina la qualità generale dei dati e ha un impatto diretto sull’usabilità delle informazioni.
L’integrità dei dati è una funzione importante gestita con una combinazione di processi aziendali e regole di sistema. Le regole del processo aziendale definiscono quali informazioni vengono registrate e come. La documentazione di origine per l’immissione dei dati deve essere definita e utilizzata in modo coerente da tutti i tecnici delle informazioni sanitarie. I sistemi informatici possono essere programmati per garantire che l’inserimento di tutti i dati soddisfi determinate regole relative al numero di caratteri, raggruppamenti numerici o controlli per l’inserimento di dati duplicati. La combinazione di queste funzioni fornirà un certo controllo sulla qualità dei dati inseriti nel sistema.
Le cartelle cliniche contengono informazioni personali sul paziente, come età, sesso, esatte procedure completate, test ordinati, nome e specialità del medico e prescrizione medica. Tutte queste informazioni sono altamente confidenziali. Il livello di sicurezza che circonda il sistema informativo sanitario è fondamentale. Mentre la sicurezza fisica è di solito responsabilità dello staff della tecnologia dell’informazione, l’amministratore è responsabile del controllo sia delle persone che hanno accesso sia delle funzioni che possono svolgere. Molti sistemi di informazione sanitaria hanno percorsi di controllo per tenere traccia del nome del membro del personale che ha avuto accesso al file di ciascun paziente e quando.
L’ultima responsabilità dell’amministratore delle informazioni sanitarie è l’analisi dei report di sistema. Sono responsabili di fornire report accurati e completi al senior management su costi, attività, dati demografici dei pazienti e altre informazioni, se necessario. Questa è una funzione fondamentale per un efficace processo decisionale sia in ambito ospedaliero che assicurativo.