Un responsabile delle prestazioni per i dipendenti è responsabile della gestione dell’amministrazione generale del piano delle prestazioni per i dipendenti di un’organizzazione. I gestori dei benefici per i dipendenti procurano i migliori piani dai fornitori di assicurazioni alle tariffe più competitive, comunicano i benefici e i rispettivi costi ai dipendenti e controllano l’invio dei moduli di reclamo dei dipendenti al fornitore assicurativo. Nelle organizzazioni che non dispongono di un responsabile delle prestazioni per i dipendenti, queste responsabilità sono generalmente gestite dalle risorse umane o dall’amministrazione dell’ufficio.
Il primo passo che i manager dei benefici per i dipendenti intraprendono nell’impostazione del piano sanitario dell’azienda prevede l’approvvigionamento di un piano adatto alla maggior parte dei dipendenti alle migliori tariffe. Ciò comporta il contatto con varie compagnie assicurative per scoprire quali pacchetti offrono e a quali prezzi. Per la maggior parte delle organizzazioni, l’assicuratore ideale offre pacchetti flessibili per soddisfare la più ampia gamma di dipendenti possibile e al minor costo. Una volta scelto un fornitore di assicurazioni, il gestore delle prestazioni per i dipendenti stabilirà una relazione con una persona di contatto assunta dall’assicuratore, ad esempio un rappresentante del piano o un venditore aziendale.
Un responsabile delle prestazioni per i dipendenti è responsabile della comunicazione chiara dei dettagli del piano delle prestazioni per i dipendenti a tutti i dipendenti idonei. Questi dettagli includono: cosa copre il piano, i costi e le opzioni di pagamento. Con molti piani di benefit per i dipendenti, il costo della copertura viene detratto direttamente dagli assegni salariali dei dipendenti. Il responsabile delle prestazioni per i dipendenti mantiene inoltre i contatti tra i dipendenti e l’assicuratore per rispondere a qualsiasi domanda che i dipendenti possano avere, ad esempio se possono recedere dal piano se sono già coperti dal piano del coniuge.
Il responsabile delle prestazioni per i dipendenti fornisce ai dipendenti materiali quali un manuale delle prestazioni che illustra i loro benefici, nonché una carta delle prestazioni che possono presentare agli operatori sanitari al momento dell’acquisto se il loro piano è eseguito in base al pagamento anziché al rimborso. I piani di previdenza per i dipendenti che operano in base al rimborso in genere indicano che il responsabile delle prestazioni per i dipendenti deve supervisionare una grande quantità di pratiche burocratiche dal dipendente all’assicuratore. Il responsabile delle prestazioni per i dipendenti di solito esamina i reclami prima che vengano inviati per assicurarsi che le ricevute originali siano allegate e che tutte le informazioni necessarie siano fornite sui moduli, inclusi il numero ID del piano sanitario del dipendente, il numero di previdenza sociale e la firma.