Un impiegato di registri pubblici conserva i file e i registri di enti pubblici o pubblici. Potrebbe essere responsabile dei documenti per una piccola comunità locale o per una regione o una regione più grandi. In alcune posizioni, l’impiegato può anche essere responsabile della registrazione di nuove informazioni che diventano parte del database dell’ufficio di presidenza.
Le responsabilità di questo lavoro variano a seconda della posizione geografica dell’ufficio del registro pubblico. I registri pubblici sono definiti e organizzati in modo diverso in ciascun paese e giurisdizione. Alcune organizzazioni pubbliche registrano e archiviano solo informazioni personali, come certificati di nascita e morte, licenze di matrimonio e unione civile e decreti di divorzio. Altri si concentrano sulla raccolta di informazioni sulla vendita o sul trasferimento di terreni e proprietà immobiliari, sulla suddivisione in zone, sull’utilizzo del suolo pubblico e sulla demografia generale. In alcuni casi, un’agenzia può gestire tutti i registri pubblici.
Per molti anni, un impiegato di registri pubblici era generalmente tenuto a raccogliere e conservare file cartacei di tutti i registri e documenti. Negli anni ’80 molti dischi furono trasferiti in microfiche per facilitare la memorizzazione e l’accesso. Circa un decennio più tardi, l’archiviazione su disco rigido del computer ha sostituito la microfiche come sistema preferito per l’archiviazione e la protezione dei registri pubblici. Sulla base di questi progressi, il lavoro di un impiegato di registri pubblici si è evoluto. Attualmente si prevede che abbia competenze informatiche per registrare, accedere e diffondere informazioni. In alcuni casi, i file su microfiche e su carta sono ancora in fase di trasferimento in un database di computer. Anche questo fa normalmente parte del suo lavoro.
Poiché molti registri pubblici sono disponibili online, è spesso richiesto un impiegato di registri pubblici per aiutare le persone ad accedervi. Questo spesso le richiede di fornire assistenza telefonica o via e-mail. In alcuni casi, dovrebbe riscuotere commissioni per le copie dei documenti richiesti online o per posta.
Sebbene il termine registri pubblici implichi che le informazioni in essi contenute sono prontamente disponibili al pubblico, ciò non è comunemente il caso. Le regole che governano quali record sono disponibili al pubblico variano a seconda della regione. Un addetto alla documentazione pubblica dovrebbe in genere essere a conoscenza di quali documenti sono disponibili per il controllo pubblico e quali possono essere visualizzati solo da soggetti con citazioni in giudizio o giudizi che ne consentano il rilascio.
Una posizione come impiegato di registri pubblici richiede normalmente un diploma di scuola superiore o equivalente. La conoscenza o l’esperienza nella tecnologia informatica è spesso preferita. Sono generalmente richieste buone capacità di pubbliche relazioni, nonché una solida preparazione per la gestione di file e registri. Alcuni datori di lavoro richiedono esperienza di lavoro nelle relazioni con i clienti o supporto amministrativo.