Il desktop publishing si riferisce all’atto di utilizzare il software su un personal computer per combinare elementi di supporti misti, come testo, foto o grafici, in documenti stampabili. Una volta creati, questi documenti possono essere stampati su una stampante domestica o affidati a un servizio di stampa professionale. Una delle caratteristiche chiave è la possibilità di visualizzare in anteprima un layout di pagina prima della stampa, tramite una funzione chiamata What You See Is What You Get (WYSIWYG), pronunciato wizzy-wig. Mentre un tempo questo veniva insegnato attraverso programmi di istruzione avanzati, i progressi nel software significano che il processo è meno difficile da padroneggiare rispetto ai decenni passati.
La pratica è esplosa in popolarità nel 1984 e nel 1985, quando è stato prodotto MacPublisher per sfruttare le capacità dei computer Macintosh® di Apple. Inoltre, la Aldus Corporation ha introdotto il software PageMaker®, che è stato successivamente acquisito da Adobe Systems. Ciascuno di questi programmi ha introdotto agli utenti la capacità di manipolare facilmente gli elementi della pagina durante la produzione di un documento.
Negli ultimi anni, i servizi di elaborazione testi hanno fornito agli utenti molti dei vantaggi un tempo esclusivi dei programmi di desktop publishing. Inoltre, i documenti formattati elettronicamente, come file PDF o eBook, hanno ridotto la dipendenza degli utenti dal software. Questi programmi popolari non forniscono la stessa quantità di controllo preciso sui documenti che fa il desktop publishing. Nel settore della progettazione, il software di fascia alta è considerato fondamentale per la progettazione di documenti di qualità quando si producono cataloghi, brochure o biglietti da visita. Non solo viene utilizzato per produrre documenti di alta qualità, ma viene anche utilizzato per la stampa di volumi elevati come viene utilizzato nell’editoria di libri.
A differenza delle applicazioni di elaborazione testi, il software di desktop publishing consente agli utenti di modificare più elementi all’interno di un documento tramite le pagine master. Invece di dover modificare ogni istanza di un elemento su più pagine di un documento, gli utenti possono modificare un singolo elemento collegato e quindi cambiare ogni occorrenza di questo elemento nel documento; gli elementi tipografici, come la larghezza delle colonne, la spaziatura o la dimensione del carattere, possono essere facilmente modificati e il testo può essere modificato per avvolgere le immagini grafiche o ingrandito o ridotto a comando.
Le lastre da stampa possono essere prodotte tramite questi programmi, scaricate come file e stampate con una vasta gamma di metodi di stampa. Sebbene gli editori desktop siano compatibili con le stampanti laser standard, possono anche funzionare con dispositivi più specializzati come le stampanti flessografiche utilizzate nella confezione dei prodotti, le stampanti per fotoincisione utilizzate per realizzare stampe artistiche o le stampanti termografiche utilizzate per creare lettere in rilievo sugli inviti di nozze.