Un autoresponder è un programma che genera automaticamente una risposta quando riceve informazioni. L’uso classico degli autorisponditori è nella gestione della posta elettronica, ma questi programmi si possono trovare anche sui siti web. Questo tipo di programma può essere uno strumento molto utile e potente per tutto, dal marketing su Internet alla gestione delle ammissioni a un’università. Molte persone hanno incontrato una qualche versione dell’autorisponditore ad un certo punto della loro vita.
Le prime versioni di questi programmi sono state progettate per restituire errori quando non è stato possibile recapitare un’e-mail, per avvisare il mittente di un problema. Dopo che il sistema di consegna della posta ha effettuato diversi tentativi, indica all’autorisponditore di contattare il mittente e informarlo che l’e-mail non è stata consegnata. Anche la causa dell’errore potrebbe essere dettagliata, in modo che il mittente sappia perché si è verificato l’errore e come potrebbe essere prevenuto in futuro.
Questo concetto iniziò anche ad essere adottato da persone che volevano inviare risposte istantanee quando ricevevano e-mail per far sapere ai mittenti che l’e-mail era stata ricevuta e ci si poteva aspettare una risposta. Questi autorisponditori sono comunemente usati sui siti del servizio clienti per informare le persone che le loro richieste sono state ricevute e che verranno elaborate entro un determinato periodo di tempo. Questa tecnica viene utilizzata anche nel marketing, in modo che quando qualcuno fa un tentativo di contatto, quel contatto viene immediatamente restituito e rafforzato.
Le persone possono utilizzare gli autorisponditori per gestire la propria posta elettronica anche quando sono fuori ufficio o non disponibili. Mentre sono in vacanza, molte persone impostano gli autorisponditori in modo che quando ricevono le e-mail, i mittenti sappiano perché una risposta personale non sarà immediatamente disponibile. Le persone particolarmente interessate a rispondere a e-mail e richieste possono attivare l’autorisponditore quando non sono disponibili, anche se solo brevemente durante una riunione oa pranzo.
Sono disponibili anche programmi basati sui contenuti. Ad esempio, quando qualcuno vuole cancellarsi da una mailing list, il server genererà un autoresponder per confermare che il nome e l’email della persona sono stati rimossi. Questi autorisponditori basati sui contenuti consentono alle persone di concentrarsi su e-mail e problemi che devono essere affrontati personalmente, risparmiando tempo in ufficio. I programmi sui siti Web spesso svolgono la stessa funzione, guidando gli utenti attraverso le domande di base per vedere se l’autorisponditore può aiutare prima che una persona reale debba essere coinvolta.