Il software di imaging dei documenti è un’applicazione utilizzata nella gestione dei documenti per convertire i documenti cartacei in formato digitale. Gli scanner vengono utilizzati per inserire le informazioni sui documenti, quindi il software di imaging dei documenti in genere nomina e salva i documenti, utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per renderli ricercabili e modificabili e li archivia. Il software di imaging dei documenti può essere integrato con periferiche multifunzione (MFP) in modo che il software possa gestire i documenti durante la scansione.
Spesso, il software di imaging dei documenti include funzionalità integrate per semplificare e controllare la modifica dei documenti archiviati. Alcune applicazioni includono la possibilità di estrarre un documento per garantire che solo un utente alla volta possa modificare un documento. Il software può anche facilitare i processi di approvazione in modo che le modifiche non vengano applicate ai documenti fino a quando gli amministratori specificati non le approvano.
Il software di solito viene fornito con una propria interfaccia utente grafica per l’archiviazione e l’individuazione dei file. Le interfacce possono includere funzionalità di trascinamento della selezione e talvolta incorporano motori di ricerca simili a quelli utilizzati per la ricerca in Internet in modo che gli utenti possano individuare i file rapidamente e facilmente. I documenti archiviati nel software possono essere stampati, inviati tramite e-mail e fax digitali. Alcuni software consentono agli utenti di annotare i documenti utilizzando le funzionalità di commento integrate.
Il software di imaging dei documenti spesso include la capacità di integrare i documenti con altri programmi. I documenti possono essere salvati in formato PDF (Portable Document Format) e formati compatibili con Microsoft® Office e le immagini possono essere esportate in formati come jpeg e tiff. I dati possono anche essere copiati e incollati in documenti di elaborazione testi e fogli di calcolo.
Molte aziende utilizzano software di imaging dei documenti per le sue funzionalità di sicurezza. Agli utenti può essere consentito o negato l’accesso a determinati file in base al livello di privilegio dell’utente e i file possono essere bloccati per la modifica oppure le modifiche possono richiedere l’approvazione prima di essere applicate ai documenti. Oltre a fornire sicurezza controllando l’accesso e la modifica dei documenti, il software di imaging dei documenti fornisce sicurezza aziendale perché i file digitali, a differenza dei documenti cartacei, possono essere facilmente e regolarmente sottoposti a backup. Ciò consente alle aziende di proteggere i documenti in caso di eventi catastrofici come incendi o inondazioni.
Il software di imaging digitale ha anche molti altri vantaggi. Oltre a fornire una maggiore sicurezza, i file digitali consentono di risparmiare spazio di archiviazione. I file del computer sono più facilmente accessibili e più facili da condividere rispetto ai documenti cartacei, soprattutto per gruppi di lavoro di grandi dimensioni e dispersi. Il software che include funzionalità di archiviazione automatica può anche far risparmiare sui costi amministrativi. Poiché la maggior parte dei documenti viene utilizzata in ultima analisi in formato elettronico, l’archiviazione e l’archiviazione in formato elettronico garantisce continuità, consolida i flussi di lavoro e consente di risparmiare tempo.