La formattazione condizionale consente a un programma per computer di applicare automaticamente gli stili alle informazioni in un documento, come determinato da una serie di regole immesse dall’utente. È più comunemente usato nei fogli di calcolo, in cui gli utenti potrebbero voler essere in grado di applicare stili per differenziare particolari elementi di dati per rendere il documento più facile da leggere. Molti programmi software supportano questa funzione e può anche essere programmata manualmente se non è disponibile o è troppo limitata per l’utente. Una cosa da tenere presente è che in documenti molto grandi, la formattazione condizionale a volte può creare errori e il caricamento del documento potrebbe richiedere più tempo perché il programma deve controllare tutti i dati rispetto alle condizioni prima di poter essere visualizzato.
In un semplice esempio di formattazione condizionale, un utente potrebbe mantenere un registro delle transazioni in un foglio di calcolo in cui sarebbe utile avere debiti in rosso e crediti in verde. Ciò può consentire all’utente di identificare rapidamente le transazioni chiave a colpo d’occhio, senza dover formattare manualmente ogni voce. Il gatto utente imposta queste condizioni e il programma per fogli di calcolo applicherà automaticamente i colori come indicato. Potrebbero essere aggiunte anche altre condizioni, come rendere il testo in grassetto per le voci che creano un saldo negativo.
I limiti della formattazione condizionale possono dipendere dal programma. Alcuni consentono solo un determinato numero di condizioni. È anche importante essere consapevoli che il programma può applicare condizioni nell’ordine elencato. Una volta trovata una corrispondenza, smetterà di controllare le altre condizioni. In questo esempio, ad esempio, l’ordine delle condizioni è molto importante. Se il codice colore è elencato per primo, un debito che crea un saldo negativo sarebbe rosso, ma non in grassetto.
Questo può essere uno strumento estremamente utile per la visualizzazione di fogli di calcolo e documenti simili. Può consentire agli utenti di evidenziare tipi specifici di dati o voci di interesse per rendere le informazioni molto più facili da leggere. La formattazione condizionale ha anche alcune limitazioni da considerare e può essere utile leggere la documentazione associata a un programma specifico per sapere cosa può e cosa non può fare. Alcuni programmi potrebbero consentire agli utenti di creare la propria programmazione, nel qual caso potrebbero essere in grado di risolvere i problemi con le opzioni di formattazione condizionale.
Gli utenti possono invertire la formattazione rimuovendo le condizioni e consentendo ai dati di tornare alla normalità. Potrebbe essere consigliabile testare le regole su un piccolo insieme di celle campione per vedere come funzionano prima di applicarle all’intero documento. Ciò può consentire all’utente di confermare che la formattazione funziona come previsto.