La manutenzione dell’elenco è il processo per mantenere aggiornato un elenco di qualsiasi tipo. Le aziende operano con una serie di elenchi in tutta la struttura aziendale, con elenchi di clienti e elenchi di fornitori approvati che rappresentano due esempi principali. Il concetto generale di manutenzione degli elenchi si occupa di mantenere questi e altri elenchi importanti di proprietà dell’azienda nel modo più accurato e tempestivo possibile. Ciò significa che il processo di gestione di questi elenchi è un’attività in corso che deve essere eseguita a intervalli regolari.
Esistono tre tipi di attività o transazioni di base che si verificano durante il processo di manutenzione dell’elenco. La prima attività è nota come aggiunta. Ciò significa semplicemente che vengono aggiunti tutti i nuovi dati rilevanti per l’elenco. Ad esempio, se la società stabilisce un accordo contrattuale con un nuovo fornitore, quel fornitore viene aggiunto all’elenco dei fornitori approvati, spesso includendo informazioni chiave come i nomi e le posizioni dei contatti chiave, le date di inizio e fine del contratto e qualsiasi altro specifiche necessarie per fornire correttamente i servizi a quel cliente.
Il secondo tipo di transazione o attività che si svolge durante la manutenzione dell’elenco è noto come eliminazione o rimozione. In questo caso, i dati precedentemente inclusi nell’elenco vengono rimossi o rimossi. Nel caso in cui un cliente scelga di chiudere il proprio account e di saldare integralmente tutti i saldi in sospeso, tale account viene rimosso dall’elenco dei clienti attivi. Mentre alcune aziende eliminano semplicemente questi dati, altri prendono le informazioni sui clienti rimosse e archiviano i dati in un elenco riservato ai clienti precedenti.
Un passaggio finale o una transazione associata alla manutenzione dell’elenco è noto come modifica. Ciò comporta normalmente l’aggiornamento di un tipo di informazione già presente in un elenco esistente. Se un cliente dovesse subire una fusione e iniziare a fare affari con un nuovo nome di società, quel nuovo nome sostituisce il vecchio nome in tutti i registri dei clienti gestiti dal fornitore. Con un profilo cliente che contiene il nome dei principali decisori all’interno dell’organizzazione, una modifica può comportare la rimozione del nome di qualcuno che ha lasciato l’azienda e la sostituzione del nome del suo successore nello stesso campo nell’elenco.
Con qualsiasi tipo di attività di manutenzione dell’elenco, l’idea è di mantenere aggiornato l’elenco. Ciò aiuta a ridurre al minimo la possibilità di sprecare tempo e risorse a causa dell’utilizzo di informazioni obsolete o non più pertinenti. Ad esempio, il mantenimento delle informazioni correnti su un elenco di clienti aiuta a garantire che se il fornitore desidera condurre una campagna di direct mailing utilizzando l’elenco, i pezzi di posta non verranno inviati ad ex clienti o a contatti che non sono più associati alle società che costituisce l’attuale base clienti.