Un ordine di lavoro di manutenzione è in genere una richiesta scritta che elenca i lavori di manutenzione da completare a una data e ora specificate. L’ordine di lavoro di manutenzione può comportare interventi di manutenzione preventiva o riparazioni che devono essere completate in condomini o uffici. I moduli degli ordini di manutenzione vengono generalmente elaborati dai supervisori o dai coordinatori della manutenzione per informare gli addetti alla manutenzione in merito alle attività che devono essere completate.
Se un inquilino in un appartamento in affitto nota qualcosa che deve essere riparato, in genere avviserà il gestore dell’appartamento di averlo riparato. Dopo essere stato informato, l’agente di leasing o il gestore genererà un modulo d’ordine di lavoro. In genere, il modulo indicherà il nome, il numero di telefono e l’indirizzo dell’inquilino. Anche la data di ricezione della richiesta sarà scritta sul modulo. Verrà inoltre fornita una breve descrizione delle riparazioni o degli interventi di manutenzione da eseguire.
I moduli degli ordini di manutenzione possono essere organizzati in vari modi. Alcuni ordini di lavoro sono scritti come un ordine del giorno, con un elenco di controllo delle attività da completare. Accanto a ciascuna attività scritta può essere presente un campo per l’inserimento di eventuali problemi che un addetto alla manutenzione può incontrare. I moduli degli ordini di lavoro possono anche includere spazio per ulteriori commenti. L’ordine di lavoro di manutenzione verrà quindi firmato dalla persona che ha completato il lavoro e una copia può essere consegnata al conduttore, nonché al responsabile o al supervisore della manutenzione.
Non tutti gli ordini di manutenzione prevedono riparazioni di strutture edili. Un ordine di manutenzione può essere generato per riparazioni o interventi di manutenzione preventiva sulle apparecchiature. Le apparecchiature per ufficio come computer e fax spesso richiedono manutenzione da parte di tecnici qualificati. Se è necessario riparare o eseguire periodicamente la manutenzione di una macchina o di un’attrezzatura in una scuola, in una palestra o in un ospedale, è possibile elaborare un ordine di manutenzione.
Gli inquilini o il proprietario dell’edificio in genere non generano ordini di lavoro di manutenzione preventiva. Le valutazioni di manutenzione semestrale per macchine e altre attrezzature saranno in genere completate in base a orari e date programmate. Al termine, il lavoratore può inserire le informazioni pertinenti in un database di computer.
Occasionalmente, un ordine di lavoro di manutenzione può includere un campo per le richieste di modifica della configurazione. Ciò consente agli addetti alla manutenzione di elencare eventuali modifiche che potrebbero essere necessarie, sia a una struttura che a un’attrezzatura. Ciò può includere la sostituzione o la modifica drastica, piuttosto che la semplice manutenzione, di alcune apparecchiature o funzionalità dell’edificio.