La numerazione Bates è una pratica in cui i documenti vengono timbrati con stringhe di caratteri identificative in modo sequenziale per tenerne traccia. Possono essere utilizzati solo numeri o può essere applicato un sistema di numerazione alfanumerico Bates. Non esiste un metodo prestabilito per utilizzare questa pratica e le persone possono sviluppare i propri codici e stringhe per uso interno. Le raccolte di documenti con numerazione Bates sono più facili da gestire, poiché le persone possono identificare facilmente i documenti fuori sequenza e altri problemi.
Questo termine deriva da un dispositivo brevettato, il numeratore automatico Bates, un tempo ampiamente utilizzato per l’omonima procedura. Questa macchina era un timbro con una serie di rulli che avanzavano automaticamente dopo ogni impressione, consentendo alle persone di timbrare i documenti durante l’elaborazione con codici numerici sequenziali. Le persone continuano a utilizzare i timbri per la numerazione manuale Bates e molti programmi per computer offrono anche questa funzionalità, creando una registrazione permanente nella parte superiore o inferiore di ogni documento, sia che venga generato nel programma o scansionato da un’altra fonte.
È più probabile che medici e professionisti legali utilizzino questa tecnica. Spesso hanno grandi raccolte di documenti relativi a un singolo caso e hanno bisogno di un modo per tenerne traccia. Se i documenti vengono smarriti o nascosti, potrebbe compromettere casi medici o legali. Con la numerazione Bates, è facile capire quando c’è un problema con una raccolta di documenti. Inoltre, i numeri possono essere utilizzati per creare un indice per facilitare la ricerca dei documenti, in quanto è possibile creare un elenco con riferimenti numerici.
Alcuni uffici dispongono di codici interni che utilizzano come base per la numerazione Bates per semplificare la tracciabilità dei casi. Potrebbero utilizzare un sistema di sillabazione, in cui ogni documento inizia con una stringa di numeri e lettere per identificare il caso, seguito da un numero Bates individuale. Uno studio legale potrebbe utilizzare un codice come 201112 per indicare che un caso è il dodicesimo accettato dallo studio nel 12, seguito da un numero Bates per identificare un documento specifico, come nel 2011-201112, che sarebbe seguito in sequenza entro il 1234- 201112. Entrambi questi numeri potrebbero anche essere elencati in un indice con informazioni sui contenuti dei singoli documenti.
Persone diverse da medici e avvocati possono utilizzare la numerazione Bates e potrebbero trovarla utile per organizzare raccolte di documenti e file. È necessario un sistema di codifica coerente e le persone possono utilizzare qualsiasi cosa, dalle etichettatrici ai timbri, ai documenti numerati.