La riservatezza sul posto di lavoro è un quadro di procedure e politiche del posto di lavoro progettate per mantenere l’integrità delle informazioni riservate o potenzialmente compromettenti gestite sul posto di lavoro. Per alcuni tipi di informazioni, esistono leggi su come devono essere gestite le informazioni, progettate per mantenere la privacy per le persone che affidano alle aziende informazioni riservate. Per altri, nessuna legge specifica impone pratiche di gestione delle informazioni, ma il luogo di lavoro sviluppa le migliori pratiche sulla base del fatto che le informazioni dovrebbero essere protette.
Le informazioni riservate gestite in un luogo di lavoro includono elementi come i record dei clienti, la pianificazione e le previsioni aziendali, i record dei dipendenti e le informazioni raccolte nel corso della ricerca e sviluppo. La riservatezza sul posto di lavoro richiede che queste informazioni siano identificate e protette per impedire l’accesso non autorizzato o il rilascio delle informazioni e include tutto, dalle politiche sull’utilizzo di Internet sul posto di lavoro agli accordi di non divulgazione nei contratti dei dipendenti.
Le violazioni della riservatezza sul posto di lavoro possono comportare una serie di problemi. I clienti tendono a non lavorare con aziende che ritengono inaffidabili e i consumatori possono specificamente avvertire le persone di allontanarsi dalle aziende che hanno gestito in modo errato informazioni private come indirizzi, documenti di acquisto e numeri di carta di credito. Le aziende possono anche subire compromessi nei loro piani aziendali a lungo termine se le informazioni sui prodotti in fase di sviluppo o sulle idee che un’azienda sta prendendo in considerazione vengono rilasciate prematuramente.
Molte aziende hanno bisogno di raccogliere informazioni come parte del loro lavoro, dagli ospedali che conservano i dati dei pazienti ai fornitori di servizi Internet che registrano il traffico per scopi di ricerca e per identificare attività non autorizzate. I clienti riconoscono che queste informazioni devono essere raccolte e, in cambio, si aspettano un certo grado di riservatezza. Lo sviluppo di politiche come la conservazione delle informazioni in aree di archiviazione chiuse e la limitazione dell’accesso alle persone autorizzate o che hanno bisogno di sapere è importante per mantenere riservate le informazioni.
I luoghi di lavoro hanno anche registri dei dipendenti che includono informazioni identificative sui dipendenti, documentazione dello stato di immigrazione, registri delle buste paga, registri delle prestazioni e così via. I dipartimenti delle risorse umane devono anche mantenere la riservatezza sul posto di lavoro per salvaguardare queste informazioni e impedire che vengano utilizzate in modi inappropriati. L’uso sleale delle informazioni sui dipendenti potrebbe portare a un’azione legale per violazione della privacy.
Nei luoghi di lavoro in cui le leggi sulla riservatezza dettano il modo in cui le informazioni possono essere elaborate, archiviate e gestite, i dipendenti possono seguire una formazione sulla riservatezza sul posto di lavoro per imparare a gestire le informazioni in modo appropriato. Questa formazione viene utilizzata per familiarizzare i dipendenti con le leggi pertinenti e le procedure utilizzate in una determinata azienda per conformarsi alla legge. I dipendenti formati possono anche essere coinvolti nella formazione dei nuovi assunti e nello sviluppo di politiche, procedure e manuali per i dipendenti.