Quando si invia una lettera o un pacco attraverso i normali schemi di consegna offerti dal servizio postale di un paese, si scrive semplicemente il nome e l’indirizzo del destinatario e del mittente nei punti appropriati della busta, allega l’affrancatura e la rilascia nella cassetta postale o lo porta all’ufficio postale. Per altri tipi di servizi di consegna, tramite il servizio postale del paese o un altro corriere, una fattura aerea è l’insieme delle pratiche burocratiche che viene completato dal mittente, sia per la tenuta dei registri che da utilizzare come etichetta dell’indirizzo sul pacco. Le fatture cartacee possono essere compilate manualmente oppure è possibile generare una fattura aerea online tramite un account con il corriere.
La fattura aerea di ciascun servizio, ad esempio il servizio postale degli Stati Uniti (USPS), l’Australia Post, La Poste in Francia, Federal Express, UPS e DHL, differisce leggermente nella configurazione e dipende dal servizio esatto utilizzato. Di solito ci sono differenze per distinguere il servizio domestico da quello internazionale, così come per la velocità del servizio. Ad esempio, i servizi di economia e servizi prioritari possono avere un disegno separato della fattura aerea.
Le sezioni tipiche di una fattura aerea includono una sezione per il mittente, una sezione per il destinatario, le informazioni sulla spedizione, il servizio di spedizione richiesto, le informazioni sull’imballaggio, i servizi di gestione speciali, un riferimento di spedizione o fatturazione e le informazioni di pagamento. Inoltre, su ogni fattura aerea è presente un numero di tracciamento che può essere utilizzato per seguire l’avanzamento del pacco in transito e accertare le informazioni sulla consegna. Le informazioni sul mittente includono il nome, l’indirizzo incluso il Paese e il numero di telefono del mittente. Le fatture cartacee con informazioni preconfigurate su conto e mittente sono disponibili per i titolari di conto. Le informazioni sul destinatario sono simili a quelle del mittente: nome, indirizzo incluso il paese e numero di telefono.
Le informazioni sulla spedizione sulla fattura aerea includono il numero di pacchi, il peso di ciascun pacco e le dimensioni del pacco. La data e il peso totale possono essere in questa sezione o altrove sulla fattura aerea. L’imballaggio indica varie scelte tra l’imballaggio proprietario di quel corriere e l’imballaggio fornito dal cliente. La gestione speciale può includere scelte come ghiaccio secco, consegna a domicilio serale e consegna il sabato. Il mittente può anche indicare se la consegna deve essere firmata o consegnata esclusivamente al destinatario.
Le informazioni di pagamento possono avere diverse sezioni. In una sezione, il mittente, il destinatario o una terza parte possono essere indicati come responsabili del pagamento. Se una terza parte è responsabile, sarà probabilmente richiesto un numero di conto. Se il mittente è responsabile, sarà richiesto un numero di conto o una forma di pagamento, come contanti o assegni, o un numero di carta di credito. Potrebbe essere richiesta anche la firma del mittente.