Un architetto registrato è un’impresa o un architetto individuale elencato in un permesso di costruzione per il progetto di costruzione per il quale sono stati appaltati. Il permesso si ottiene inviando una domanda, disegni di progetto e specifiche di costruzione all’autorità di regolamentazione competente per l’area in cui deve avvenire la costruzione. Ci può essere più di un architetto registrato se diversi architetti prevedono di lavorare su un singolo progetto. Un grande studio può anche instaurare un rapporto di lavoro con un architetto locale, il cui nome apparirà sulla domanda e sul permesso.
Potrebbero essere necessarie abilità speciali per la costruzione in determinate aree, come quelle sismicamente attive o con un tipo specifico di terreno. L’architetto locale può supervisionare le operazioni del progetto e quindi diventa l’architetto del record. Negli Stati Uniti, ad esempio, tale status significa che l’impresa ha il controllo del progetto, secondo il National Council of Architectural Registration Boards (NCARB). Il NCARB richiede che gli architetti si assicurino che vengano rispettati i requisiti legali appropriati per la registrazione, anche quando esternalizzano la preparazione dei documenti. Descrive inoltre i criteri per essere responsabili nel controllo dei progetti.
Secondo le linee guida NCARB, un architetto del registro dovrebbe sempre avere il controllo di ciò che va nei documenti, conoscerne i contenuti ed essere professionale nella loro preparazione. Dovrebbero anche tenere registri per assicurarsi che questi criteri siano soddisfatti per un minimo di cinque anni. Viene anche enfatizzata la qualità della comunicazione e, con l’istituzione dei permessi di costruzione, dovrebbero essere stabilite comunicazioni e-mail tra tutte le parti coinvolte nel progetto.
L’architetto dovrebbe anche essere aperto alla condivisione di file tecnici tramite server FTP (File Transfer Protocol) per la comunicazione più veloce. Riunioni e recensioni su Internet sono il modo migliore per tutte le parti di rimanere aggiornate sui progetti. Il modello di legge e regolamento NCARB guida gli architetti su come seguire queste regole quando i documenti vengono preparati altrove. Un architetto del record deve anche essere sempre responsabile nel gestire la sua documentazione in modo professionale.
Qualsiasi architetto registrato è anche responsabile di garantire che tutti i codici di sicurezza siano rispettati durante un progetto. Questo vale se sono l’azienda principale per un progetto o sono appaltati da una società di architettura più grande. Indipendentemente dal controllo sulla tenuta dei registri, la maggior parte degli stati degli Stati Uniti ha applicato lo standard NCARB e alcuni hanno aggiunto requisiti che definiscono il modo in cui l’architetto del registro si identifica sui documenti.