Un errore di trascrizione è un errore commesso quando una persona esegue l’immissione di dati da una forma di documentazione registrata a un’altra, di solito un documento di testo orientato al computer o un sistema di registrazione elettronica. Alcune attività, come gli studi medici e legali, richiedono regolarmente la trascrizione di appunti scritti a mano, nastri audio e altri documenti informali in una versione elettronica formale. Ci sono molte ragioni per cui può verificarsi un errore di trascrizione, il più comune è il semplice errore umano, sebbene anche l’uso del software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) possa portare a errori. Alcune misure preventive che possono essere adottate per ridurre la possibilità di un errore di trascrizione includono il doppio inserimento dei dati dello stesso materiale sorgente e un software automatizzato che controlla la sintassi e il contesto delle frasi.
Non esiste davvero un’industria che non subisca occasionalmente un errore di trascrizione. L’atto di trascrivere le informazioni – e la quantità da trascrivere – di solito richiede che gli addetti all’inserimento dei dati mantengano un ritmo veloce che alla fine può portare a un errore. Gli errori di trascrizione causati dall’uomo possono derivare dal fatto che la persona non guarda lo schermo del computer durante la digitazione, dall’incapacità di leggere o ascoltare con precisione il materiale originale o semplicemente a causa di uno scivolamento fisico o di una posizione errata delle dita. In alcune situazioni, c’è un tasso di errore accettabile per i lavoratori di inserimento dati; in altre situazioni, come quelle riscontrate in campo medico, anche un piccolo errore di trascrizione può portare a risultati disastrosi.
Una forma di trascrizione coinvolge il software OCR. Questo software acquisirà un’immagine scansionata di un documento e tenterà di isolare e tradurre singole lettere e parole su una pagina, convertendole in un documento di testo digitale. Un errore di trascrizione può verificarsi se il software non è in grado di determinare quale sia effettivamente una lettera specifica. Questo può essere il risultato di una grafia illeggibile, un documento copiato male che presenta macchie, sporco sullo scanner o rughe e altre imperfezioni nella carta. L’unica soluzione, e l’unico modo per rilevare gli errori che si verificano in questo modo, è far rileggere a una persona il documento risultante.
La possibilità di commettere un errore di trascrizione aumenta quando il contesto del materiale di origine è sconosciuto all’operatore di inserimento dati. La scarsa familiarità con i termini tecnici o l’uso di codici lunghi e confusi potrebbe portare un addetto all’immissione dei dati a fare supposizioni errate sull’intenzione del materiale di origine, causando errori di ortografia, errori o struttura grammaticale errata. Ciò può verificarsi frequentemente durante la trascrizione di materiali legali, motivo per cui alle persone che trascrivono regolarmente documenti legali potrebbe essere richiesto di avere un background in campo legale.