Un file di caricamento è un documento che accompagna file e dati elettronici raccolti durante la scoperta elettronica in un caso legale. Il file di caricamento crea una registrazione permanente dei metadati che accompagnano il materiale e funge da indice e riferimento ai documenti, che possono essere piuttosto numerosi nei principali contenziosi. Il software di e-discovery dispone di meccanismi per creare file di caricamento e gli esperti in questa procedura possono assicurarsi che venga eseguita correttamente e in modo appropriato.
Nel corso della scoperta elettronica, i contendenti identificano e conservano tutti i documenti che potrebbero essere rilevanti per il loro caso. Per proteggere l’integrità dei documenti, l’investigatore potrebbe convertirli in un formato immagine in modo che non possano essere alterati. Questa conversione può potenzialmente privarli dei dati e il file di caricamento conserva i metadati, come il nome del creatore, la data e così via, per riferimento futuro. Inoltre indicizza tutte le immagini per renderle facili da trovare e da consultare durante il processo di indagine e perseguimento del caso in tribunale.
L’utente può impostare il modello del file di caricamento con un numero di parametri e chiedergli di estrarre tutti i dati rilevanti. Estrarrà testo e metadati da tutti i documenti e li presenterà in un formato di foglio di calcolo. Il foglio di calcolo si collega ai file di immagini per creare riferimenti originali e l’avvocato può lavorare con il materiale nel file di caricamento mentre lavora al caso. Quando è il momento di presentare il materiale, l’avvocato può fare riferimento al file di caricamento per ottenere rapidamente ciò di cui ha bisogno per il tribunale.
Esistono molti formati di file di caricamento, poiché numerosi programmi software forniscono servizi di rilevamento elettronico. Gli utenti possono decidere il programma migliore per le loro esigenze o potrebbero affidare il processo a terzi se desiderano concentrarsi su altri aspetti del caso. Nella scoperta elettronica, i backup e altre misure di sicurezza sono fondamentali per proteggere l’integrità dei dati. Se l’altra parte contesta in tribunale, gli avvocati devono essere in grado di dimostrare che è originale, valido e utilizzabile.
L’apprendimento del software di rilevamento elettronico può richiedere del tempo. Avvocati e investigatori potrebbero seguire corsi per imparare a far funzionare il software e raccogliere alcuni suggerimenti e trucchi per usarlo nel modo più efficace. Gli errori con questo processo possono essere costosi per un processo ed è importante che il software venga utilizzato correttamente e in modo appropriato per evitare problemi che potrebbero tornare a perseguitare l’avvocato in tribunale.