Un file di transazione è un file di dati in cui sono archiviati i record di transazione relativi alle voci in un file principale. Questi tipi di file servono a isolare l’attività di transazione regolare dalle informazioni sul file principale, consentendo al contempo a un database di collegarli insieme tramite un riferimento chiave. Questo riferimento chiave è di solito una singola voce comune a entrambi i gruppi di record come un numero di conto, il nome di un dipendente o cliente o un ordine di acquisto. Ciò consente agli operatori di database di mantenere i file master relativamente piccoli pur avendo accesso alla cronologia completa delle transazioni per audit trail o report.
I database aziendali possono contenere quantità estremamente elevate di informazioni che in genere consistono nei dettagli individuali di clienti, fornitori e dipendenti e registrazioni di eventi ricorrenti relativi a ciascuno di essi. Spesso questi database sono suddivisi in file master e file di transazione. Il file master contiene dettagli specifici individuali come nomi, contatti aziendali, indirizzi, elenchi di posta elettronica e prodotti o servizi specifici specifici per l’individuo o l’azienda. Il file della transazione contiene transazioni di vendita o acquisto, eventi del calendario o dettagli dei dipendenti come congedi, azioni disciplinari o rapporti sull’avanzamento di carriera.
Questi blocchi di dati di transazione includono una voce chiave che è un’informazione comune sia ai file master che ai file di transazione. Può trattarsi di un numero di conto, un nome di contatto, un numero di identificazione del dipendente o dettagli finanziari come ordini di acquisto o numeri di fattura. La voce chiave è un identificatore univoco che il database utilizza per collegare le voci della transazione ai corrispondenti record del file master. Qualsiasi query o ricerca per una particolare transazione del file principale isolerà quindi l’intero gruppo di voci per quel record o una voce specifica a seconda di quanto sia specifica la chiave.
Il mantenimento di record separati del file master e di transazione consente di mantenere il file master a una dimensione gestibile e dedicato solo a voci specifiche dell’entità. Nelle applicazioni in cui gli utenti archiviano i record delle transazioni fuori sede o su server di archivio, anche la loro separazione dal file principale semplifica notevolmente l’archiviazione. Mantenere un file di transazione dedicato rende anche facile ed efficace il controllo. Questo file può anche servire come ausilio diagnostico o di pianificazione con molti database dotati di ampie funzioni di reporting basate sui suoi contenuti. Questo tipo di disposizione di file divisi è spesso noto come file system referenziale perché il file principale “fa riferimento” al file di transazione per i dettagli di eventi specifici.