Un record di archiviazione è un insieme di dati interconnessi. I computer conservano e collegano le informazioni in un record di archiviazione che può essere richiamato quando un utente o un programma desidera individuare tutto ciò che riguarda un indice o un oggetto di record. I sistemi di gestione dei database utilizzano spesso i record di archiviazione per classificare e organizzare le informazioni che di solito vengono inserite nei campi.
Gli utenti sono in grado di definire un record di archiviazione in un database collegando gli input a un indice o oggetto comune. Ad esempio, campi separati come un numero di telefono e un indirizzo possono essere collegati a un nome individuale, che è l’indice del record. Molti database consentono un sistema di classificazione più elaborato, che può raggruppare numerosi input in un unico oggetto. I sistemi di gestione del database sono un modo conveniente per essere in grado di recuperare istantaneamente tutte le informazioni associate a un singolo record.
La tecnologia dei computer mobili utilizza i record di archiviazione quando gli utenti creano rubriche o gruppi di collegamenti Internet. In questi record, indirizzi e-mail, numeri di telefono e altre informazioni personali sono associati a un nome. Le funzioni di composizione rapida sono un’altra forma di registrazione, poiché i nomi oi numeri di telefono sono associati a un singolo numero della tastiera.
È inoltre possibile eseguire ricerche in un sistema di gestione di database per recuperare un record di archiviazione se contiene informazioni relative a una parola chiave oa una relazione definita dall’utente. Ad esempio, se un utente desidera individuare tutte le transazioni di vendita all’interno di un determinato intervallo di date, il sistema di gestione del database cercherà tutti i record che contengono le date specificate nell’intervallo. Man mano che gli utenti trovano nuove associazioni, possono creare un nuovo record di archiviazione per collegare insieme campi di dati separati.
Le applicazioni software prelevano i dati archiviati su un disco rigido o su un database del server e visualizzano le informazioni in base a set predefiniti. Ad esempio, un record estratto utilizzando il nome di uno studente può contenere il suo numero di identificazione (ID), i corsi iscritti e i voti ottenuti. Le informazioni contenute nel record di archiviazione vengono effettivamente inserite in diversi campi nel programma di database. I campi separati vengono visualizzati come un record quando il nome dello studente viene utilizzato come parola chiave di ricerca poiché tutti i campi sono legati al suo nome.
Diversi record di archiviazione possono essere archiviati in file. Ad esempio, un file potrebbe contenere i record di tutti gli studenti iscritti a un determinato corso o scuola. Ciascun elenco di studenti rimane un record di archiviazione separato all’interno del file. Inoltre, ogni record contiene gli stessi campi e lo stesso tipo di informazioni. Ad esempio, in un file di corso ogni record di studente potrebbe elencare l’ID studente, il numero del corso e il voto conseguito.