Un server di posta è un computer che funge da ufficio postale elettronico per la posta elettronica. La posta scambiata attraverso le reti viene passata tra server che eseguono software appositamente progettato e costruito attorno a protocolli standardizzati concordati per la gestione dei messaggi di posta, la grafica che potrebbero contenere e i file allegati. Tutti i provider di servizi Internet (ISP) dispongono di server di posta per la gestione dei messaggi di posta dei propri clienti, a volte indicati come server di posta privati. Alcuni siti web offrono anche servizi di posta elettronica pubblici, utilizzando i propri server.
Un client di posta elettronica o un programma di posta elettronica consente a un utente di inviare e ricevere posta elettronica comunicando con i server di posta. Esistono molti tipi di client di posta elettronica con funzionalità diverse, ma gestiscono tutti i messaggi e i server di posta elettronica nello stesso modo di base.
Quando viene inviato un messaggio di posta elettronica, il programma di posta elettronica contatta il server di posta dell’ISP dell’autore per passargli il messaggio. Il server è normalmente chiamato mail.[isp].com, anche se potrebbe essere chiamato dopo il Send Mail Transfer Protocol, smtp.[isp].com. Esamina le intestazioni incorporate del messaggio per l’indirizzamento delle informazioni. Queste intestazioni di solito non sono visibili in un client di posta elettronica a meno che l’utente non configuri il programma per mostrare le intestazioni, ma qui sono contenute informazioni critiche.
Il messaggio di posta elettronica viene inviato insieme all’indirizzo, il che potrebbe comportare il passaggio attraverso diversi router. Il messaggio viene effettivamente suddiviso in pacchetti di dati discreti e riassemblato sul lato ricevente. I router sono computer che ricevono i dati di rete e li reinstradano attraverso il percorso più breve possibile. Supponendo che nulla vada storto, l’e-mail raggiungerà la sua destinazione entro pochi secondi o minuti dall’invio.
Una volta che il server di posta ricevente ha il messaggio, lo memorizza in una casella di posta virtuale. La posta rimarrà qui finché il destinatario non utilizzerà il suo client di posta elettronica per controllare la nuova posta. Quando lo fa, il programma di posta elettronica contatta il server ricevente, a volte chiamato server di posta POP3 (per Post Office Protocol 3) come in pop3.[isp].com, o semplicemente mail.[isp].com. Quando il programma di posta elettronica richiede la posta, verifica la presenza di eventuali messaggi indirizzati a quell’utente. Se trovato, il server trasferisce i messaggi al client come richiesto. Quelli che si trovano su siti Web pubblici funzionano allo stesso modo dei server di posta ISP.
A causa della grande quantità di posta indesiderata chiamata spam, alcuni server di posta sono configurati per bloccare determinati insiemi di indirizzi IP da cui è stato ricevuto lo spam. Un indirizzo IP (protocollo Internet) è un indirizzo numerico univoco, diverso dall'”indirizzo di risposta”, che viene spesso falsificato nei messaggi di spam. I filtri antispam, come vengono chiamati, possono operare a livello del server e anche all’interno di un programma di posta elettronica che offre tale funzionalità. I programmi di posta elettronica possono anche filtrare la posta in cartelle man mano che viene ricevuta e normalmente invieranno un comando al server per eliminare i messaggi raccolti.
I server di posta hanno comunemente anche filtri che impediscono agli utenti di inviare grandi quantità di messaggi di posta duplicati a più indirizzi in un altro tentativo di arginare lo spam. Le mailing list sono l’eccezione e funzionano con software diversi che identificano il traffico come legittimo. Per aggirare i blocchi dello spam, alcune persone tentano di installare server di posta sui propri computer. Molti ISP considerano questo una violazione del contratto, come spesso affermato nell’accordo sui Termini di servizio. Anche i server di posta commerciali utilizzano filtri antivirus e trojan.