Una carta di scadenza è un semplice documento che fornisce informazioni sulla data di scadenza di un contratto specifico. Una carta di questo tipo trova impiego in numerosi contesti, in particolare nel settore assicurativo. L’idea alla base di una carta di scadenza è quella di servire come mezzo per avvisare tutte le parti coinvolte nel contratto che il rapporto terminerà a una certa data, a meno che non vengano intraprese azioni appropriate per rinnovare l’accordo per un periodo aggiuntivo.
Una delle applicazioni più comuni della tessera a scadenza si trova con la copertura assicurativa. Con vari tipi di assicurazione sanitaria, auto e vita, una data di scadenza della polizza può essere inclusa nei termini e condizioni di base che regolano il rapporto. All’approssimarsi di tale data, la tessera di scadenza serve a ricordare al prestatore che la durata del contratto si avvicina ed è giunto il momento di discutere con l’assicurato il rinnovo della copertura. Utilizzando questo tipo di strumento di gestione del tempo, un agente può sempre essere a conoscenza di quali polizze del cliente sono previste per la scadenza entro i prossimi 30 giorni e prendere accordi per contattare tali clienti per rinnovare i piani e sostenere il flusso di entrate all’assicurazione fornitore.
Oltre al monitoraggio delle date di scadenza dei piani assicurativi, è possibile utilizzare anche una carta di scadenza come parte del processo di monitoraggio di qualsiasi tipo di contratto commerciale. Ad esempio, un’azienda che fornisce beni o servizi a un cliente a un prezzo ridotto può utilizzare questo metodo per avviare nuove discussioni con il cliente diverse settimane prima della data di cessazione. Questo può essere importante, poiché così facendo potrebbe significare la differenza tra la scelta del cliente di rinnovare per un altro termine allo stesso prezzo, o la scelta di intrattenere le proposte dei concorrenti.
Mentre una carta di scadenza tradizionale è una carta fisica che viene utilizzata come parte di un file system tickler, molti pacchetti software integrano l’idea della carta nelle loro caratteristiche di base. Un database di vendita può includere la possibilità di creare una carta di scadenza virtuale che include le informazioni di base su un contratto del cliente, inclusa la data di risoluzione. L’utente finale può quindi impostare il sistema in modo che generi un avviso per un determinato periodo di tempo prima della risoluzione del contratto, facilitando la pianificazione di una telefonata o un’e-mail al cliente e iniziare a lavorare sul rinnovo del contratto. Fino a quando l’attività non viene completata o ignorata, il sistema continuerà spesso a ricordare all’utente che la necessità di contattare il cliente è ancora in sospeso.
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