La pratica di rivedere i documenti per determinarne la pertinenza per il processo è nota come “revisione dei documenti”, comunemente indicata in pratica come “revisione dei documenti”. Uno degli elementi essenziali del processo nell’ambito del sistema di common law è la capacità di ciascuna parte di cercare e rivedere i documenti pertinenti in possesso dell’altra. Le parti ottengono l’accesso a questi documenti attraverso il processo di scoperta probatorio e gli avvocati di ciascuna parte si impegnano quindi nella revisione dei documenti per accertare quanto sia utile un determinato documento per il caso. Gli avvocati a volte si impegnano anche nella revisione dei documenti di un cliente quando quel cliente, di solito un’azienda, sta anticipando una causa o un’indagine. La revisione dei documenti è generalmente considerata un compito legale piuttosto umile e in genere non comporta altro che contrassegnare un documento come “rilevante” o “non pertinente” e andare avanti.
Le prime revisioni dei documenti consistevano in avvocati, in genere nuovi associati, che setacciavano scatole di carta stampata. L’avvento della tecnologia informatica ha reso le stampe quasi obsolete per il processo di revisione dei documenti. La maggior parte dei documenti oggi viene consegnata in formato elettronico e viene rivista sugli schermi dei computer. Ciò ha reso il processo di revisione per alcuni aspetti più semplice, ma ha anche significato che ora sono coinvolti molti più documenti. In genere, tutto ciò che è archiviato sui server aziendali deve essere consegnato durante la scoperta, dai promemoria ufficiali alle banali e-mail personali.
La maggior parte delle volte, la revisione dei documenti è associata al contenzioso in corso. Gli studi legali conducono revisioni dei documenti ai sensi della legge sulla scoperta per i clienti che stanno facendo causa o sono stati denunciati. Tuttavia, la scoperta può essere effettuata anche strategicamente senza una prova. Un’azienda che sta pianificando di citare in giudizio un’altra potrebbe voler fare una revisione interna del documento per comprendere le proprie responsabilità. Allo stesso modo, un’azienda che si aspetta di essere citata in giudizio, o che si aspetta un’indagine federale, può condurre una revisione auto-prescritta per iniziare a mettere insieme una difesa adeguata.
La revisione dei documenti in tutte le giurisdizioni deve essere gestita da avvocati autorizzati. Sebbene l’attività sia poco più che la scansione dei contenuti, è una parte essenziale della costruzione di un caso legale e, come tale, deve essere gestita da professionisti competenti. Tuttavia, non esiste una regola secondo cui gli avvocati che svolgono i servizi di revisione dei documenti devono essere associati in modo permanente all’azienda incaricata.
Gli studi legali che gestiscono regolarmente grandi casi aziendali possono essere inghiottiti dalla revisione dei documenti. Quando milioni di documenti devono essere rivisti, il processo può richiedere mesi e gli avvocati che altrimenti potrebbero essere in grado di lavorare in modo sostanziale sul caso saranno impegnati a risolvere le questioni di pertinenza. Un modo in cui alcune aziende hanno cercato di rimediare a questo è mantenendo servizi di outsourcing legale per le revisioni dei documenti o assumendo avvocati a contratto per svolgere il lavoro per molto meno dello stipendio di un avvocato associato.
Un avvocato che esegue solo la revisione dei documenti è spesso noto come avvocato della revisione dei documenti. Questo avvocato non sta praticando la legge in alcun senso significativo e non partecipa al caso oltre alla selezione dei documenti e alla marcatura di quelli che potrebbero essere rilevanti. Non interagisce con i clienti né contribuisce in modo originale al processo. Alcune aziende hanno dipartimenti di revisione dei documenti di avvocati permanenti il cui unico lavoro è la revisione dei documenti, ma più spesso questi avvocati sono assunti a tempo parziale, su base contrattuale, se non completamente in outsourcing. Quando la revisione del documento è terminata, di solito lo sono anche i loro compiti.